Chefsassistent - Lediga jobb

Vi söker nu en administratör för extrajobb inom upphandling till Linköpings universitet. 

Om jobbet 

I rollen som administratör kommer du att stötta enheten med olika administrativa uppgifter, exempelvis diarieföring, uppdatering av hemsida och hantering av inkommande upphandlingsfrågor. Du kommer även att få hantera enklare avrop och direktupphandlingar. 

Uppdraget omfattar ca 30 procent av en heltidstjänst och tiden fördelas över veckodagarna i samråd med närmsta chef.  

Om dig 

Vi söker dig som är noggrann, flexibel och samarbetar väl med andra. Du har ett strukturerat arbetssätt genom att du driver, organiserar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt och håller de tidsramar som ställts upp. Vi kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper. 

Vi vill att du har: 

• Yrkestbildning inom upphandling/inköp 
• Relevanta kunskaper i regelverk inom offentlig upphandling 
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska 

Det är meriterande om du har: 

• Erfarenhet av administrativt arbete  
• Erfarenhet av arbete inom offentlig sektor 

Din arbetsplats 

Du kommer att arbeta inom Upphandlingsenheten på Campus Valla i Linköping, som är en del av den gemensamma förvaltningen vid LiU. Enheten har idag en enhetschef och tio medarbetare, som samordnar och genomför upphandlingar, ger råd, information och utbildning i upphandlingsfrågor till hela universitetet samt följer upp och vårdar avtal och leverantörskontakter. Enheten är ett professionellt stöd inom upphandling och arbetar för att utveckla det strategiska och långsiktiga perspektivet i upphandlingsverksamheten. 

För att trivas hos oss behöver du ha ett öppet och prestigelöst förhållningssätt och kunna anpassa dig till olika situationer och högskolesektorns komplexitet. Läs mer om vår verksamhet här. 

Om anställningen 

Särskild visstidsanställning, intermittent timanställning. Omfattning ca 30 % som kan komma att ändras vid behov. 

Tillträde snarast.

Anställningen är initialt under 2 månader men kan komma att sträcka sig till februari 2027.

Lön och förmåner 

Linköpings universitet tillämpar individuell lönesättning. 

Våra förmåner omfattar bland annat friskvård och goda semester- och pensionsvillkor. Vi erbjuder möjlighet till distansarbete viss del av din arbetstid när verksamhetens behov och arbetsuppgifterna medger detta. Läs mer om våra förmåner för anställda här. 

Fackliga kontaktpersoner 

Information om fackliga kontaktpersoner, se https://liu.se/jobba-pa-liu/hjalp-for-sokande. 

Ansökan 

Välkommen att skicka in din ansökan med CV och ansökningsbrev senast den 3 september. Du söker denna anställning genom att klicka på knappen "Ansök" här nedan. Ansökan som inkommer efter sista ansökningsdag kommer inte att beaktas. 

Bravida är en av Nordens ledande leverantörer av tekniska helhetslösningar inom service och installation. Företaget arbetar med att skapa välfungerande och hållbara fastigheter och anläggningar genom lösningar inom bland annat el, vs, ventilation och automation. Bravida har verksamhet på ett stort antal orter i Norden och arbetar med såväl mindre serviceuppdrag som stora och komplexa projekt.

Är du en person som trivs när det är full fart, många kontaktytor och alltid något på gång? Nu söker vi en Projektadministratör till Bravida i Katrineholm som vill bli en central del av ett stort och långsiktigt projekt. 

Här blir du spindeln i nätet som håller ihop den dagliga administrationen och ser till att saker blir gjorda. Kort sagt – en roll för dig som gillar människor, variation och att få saker att fungera! Urval sker löpande, så skicka gärna in din ansökan redan idag!

Om tjänsten

Som Projektadministratör blir du en central del av Bravidas projektorganisation i Katrineholm. Rollen är bred och innebär att du ansvarar för såväl löpande administration som koordinering och praktiska frågor kopplade till projektets medarbetare och kontor.

Du arbetar nära Bravidas eget projektteam och har många kontaktytor i vardagen. Projektet består av medarbetare med olika nationaliteter, vilket innebär att du behöver vara trygg i att kommunicera på både svenska och engelska.

Tjänsten är ett konsultuppdrag där du blir anställd av Professionals Nord och arbetar på plats hos Bravida i Katrineholm. Alla frågor kring tjänsten besvaras av Linn Östin på linn.ostin@pn.se (mailto:linn.ostin@pn.se).

Arbetsuppgifter

• Ansvara för den dagliga administrationen på projektkontoret
• Koordinera hotell, hyrbilar och andra praktiska frågor för projektteamet
• Hantera onboarding och administration kopplat till nya medarbetare
• Arbeta med dokumentation och dokumenthantering
• Administrera ID06 och andra behörigheter kopplade till projektet
• Arbeta i system såsom SharePoint och Procore
• Säkerställa att kontoret fungerar vad gäller exempelvis skrivare, utrustning och övrig service
• Vara administrativt stöd till projektledare och övriga delar av projektorganisationen

Rollen passar dig som tycker om att vara spindeln i nätet och som är van vid att snabbt växla mellan olika arbetsuppgifter. Du behöver kunna ta eget ansvar, se vad som behöver göras och agera utan att alltid invänta instruktioner.

Vi söker dig som

• Har tidigare erfarenhet av en administrativ eller koordinerande roll
• Har arbetat i projektmiljö, gärna inom bygg, installation, industri eller liknande
• Har erfarenhet av att arbeta på en byggarbetsplats eller i en liknande projektorganisation
• Har god datorvana och lätt för att sätta dig in i nya system
• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska i tal och skrift
• Har B-körkort

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• Dokumentkontroll
• Onboarding av personal
• ID06
• SharePoint
• Procore
• Administration inom större bygg- eller installationsprojekt

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. För att lyckas i rollen tror vi att du är strukturerad, lösningsorienterad och trygg i dig själv. Du har lätt för att skapa relationer och trivs i en social roll där telefonen kan ringa ofta och där nya frågor snabbt behöver hanteras. Du är samtidigt stresstålig och behåller lugnet även när tempot är högt. 

Start: Omgående

Omfattning: Heltid

Arbetstider: Måndag–fredag kl. 07.00–16.00 på plats

Placering: Katrineholm

Kontaktperson: Linn Östin, linn.ostin@pn.se (mailto:linn.ostin@pn.se)

Bravida är en av Nordens ledande leverantörer av tekniska helhetslösningar inom service och installation. Företaget arbetar med att skapa välfungerande och hållbara fastigheter och anläggningar genom lösningar inom bland annat el, vs, ventilation och automation. Bravida har verksamhet på ett stort antal orter i Norden och arbetar med såväl mindre serviceuppdrag som stora och komplexa projekt.

Är du en person som trivs när det är full fart, många kontaktytor och alltid något på gång? Nu söker vi en Projektadministratör till Bravida i Katrineholm som vill bli en central del av ett stort och långsiktigt projekt. 

Här blir du spindeln i nätet som håller ihop den dagliga administrationen och ser till att saker blir gjorda. Kort sagt – en roll för dig som gillar människor, variation och att få saker att fungera! Urval sker löpande, så skicka gärna in din ansökan redan idag!

Om tjänsten

Som Projektadministratör blir du en central del av Bravidas projektorganisation i Katrineholm. Rollen är bred och innebär att du ansvarar för såväl löpande administration som koordinering och praktiska frågor kopplade till projektets medarbetare och kontor.

Du arbetar nära Bravidas eget projektteam och har många kontaktytor i vardagen. Projektet består av medarbetare med olika nationaliteter, vilket innebär att du behöver vara trygg i att kommunicera på både svenska och engelska.

Tjänsten är ett konsultuppdrag där du blir anställd av Professionals Nord och arbetar på plats hos Bravida i Katrineholm. Alla frågor kring tjänsten besvaras av Linn Östin på linn.ostin@pn.se (mailto:linn.ostin@pn.se).

Arbetsuppgifter

• Ansvara för den dagliga administrationen på projektkontoret
• Koordinera hotell, hyrbilar och andra praktiska frågor för projektteamet
• Hantera onboarding och administration kopplat till nya medarbetare
• Arbeta med dokumentation och dokumenthantering
• Administrera ID06 och andra behörigheter kopplade till projektet
• Arbeta i system såsom SharePoint och Procore
• Säkerställa att kontoret fungerar vad gäller exempelvis skrivare, utrustning och övrig service
• Vara administrativt stöd till projektledare och övriga delar av projektorganisationen

Rollen passar dig som tycker om att vara spindeln i nätet och som är van vid att snabbt växla mellan olika arbetsuppgifter. Du behöver kunna ta eget ansvar, se vad som behöver göras och agera utan att alltid invänta instruktioner.

Vi söker dig som

• Har tidigare erfarenhet av en administrativ eller koordinerande roll
• Har arbetat i projektmiljö, gärna inom bygg, installation, industri eller liknande
• Har erfarenhet av att arbeta på en byggarbetsplats eller i en liknande projektorganisation
• Har god datorvana och lätt för att sätta dig in i nya system
• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska i tal och skrift
• Har B-körkort

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• Dokumentkontroll
• Onboarding av personal
• ID06
• SharePoint
• Procore
• Administration inom större bygg- eller installationsprojekt

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. För att lyckas i rollen tror vi att du är strukturerad, lösningsorienterad och trygg i dig själv. Du har lätt för att skapa relationer och trivs i en social roll där telefonen kan ringa ofta och där nya frågor snabbt behöver hanteras. Du är samtidigt stresstålig och behåller lugnet även när tempot är högt. 

Start: Omgående

Omfattning: Heltid

Arbetstider: Måndag–fredag kl. 07.00–16.00 på plats

Placering: Katrineholm

Kontaktperson: Linn Östin, linn.ostin@pn.se (mailto:linn.ostin@pn.se)

Vi söker nu en serviceinriktad och självgående studentmedarbetare som vill hjälpa oss att skapa en välfungerande och trivsam arbetsplats hos vår kund.

Det här är ett perfekt uppdrag för dig som studerar och söker ett flexibelt deltidsjobb vid sidan av studierna. Du kommer att ha en viktig roll i den dagliga driften av kontoret och hjälpa till med både administrativa och praktiska uppgifter. Du förväntas vara på plats hos kunden två förmiddagar / vecka på kontoret i Kista.

• Kontakt och dialog med hyresvärd i frågor som rör kontoret.
• Hantering av enklare frågor kopplade till IT- och kontorsutrustning.
• Samordning av exempelvis kontorsstädning, fönsterputsning och annat löpande underhåll.
• Administration av access och tillträde till kontoret.
• Hantering av enklare frågor kopplade till säkerhet och kontorsrutiner.
• Hantering av post, paket och försändelser, inklusive DHL-leveranser.
• Samordning av tvätt, service och annat underhåll av exempelvis företagsbilar.
• Inköp och påfyllning av kontorsmaterial, förbrukningsvaror och exempelvis kaffe, dryck och andra livsmedel.
• Säkerställa att kontoret är välorganiserat och att utrustning fungerar som den ska.
• Hjälpa till vid planering och genomförande av interna aktiviteter, exempelvis after works, julfiranden och andra teambuildingaktiviteter.
• Vara behjälplig vid större kundevent och interna arrangemang.

Vi tror att du:

• Studerar på universitet eller högskola
• Erfarenhet av liknande arbetsuppgifter sedan tidigare
• Är självgående och tar initiativ när du ser något som behöver göras.
• Är strukturerad och har lätt för att planera och prioritera.

Är serviceinriktad och tycker om att hjälpa andra.

Tjänsten är ett deltidsuppdrag med omfattningen cirka två förmiddagar per vecka. Vi ser gärna att du har möjlighet att arbeta långsiktigt vid sidan av dina studier.

Du kommer att ha en viktig roll i att se till att vardagen på kontoret flyter på och att både medarbetare och besökare möts av en välfungerande och trivsam arbetsmiljö.

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.