Chefsassistent - Lediga jobb

Executive Assistant

Job Summary

We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Executive Assistant to provide comprehensive administrative and financial support to senior leadership. The ideal candidate will demonstrate strong financial acumen, exceptional organizational skills, and the ability to handle confidential information with discretion.

Key Responsibilities

• Manage executive calendars, appointments, and complex travel arrangements
• Coordinate meetings, prepare agendas, take minutes, and track follow-up actions
• Prepare financial reports, expense summaries, and budget-related documentation
• Assist executives with financial analysis, forecasting, and data organization
• Serve as a liaison between executives and internal/external stakeholders
• Draft correspondence, presentations, and briefing materials
• Support project coordination, deadlines, and executive initiatives

Qualifications

• Bachelor’s degree in Finance (required)
• Proven experience as an Executive Assistant
• Strong understanding of financial concepts, reporting, and data analysis
• Exceptional organizational and time-management skills
• Excellent written and verbal communication abilities
• High level of professionalism, discretion, and integrity
• Proficiency in Microsoft Office, Google Workspace, and financial software

Preferred Skills

• Fluent in English and Mandarin (required)
• Willingness and ability to travel internationally, particularly to North America and Asia
• Proficiency in Swedish is a plus
• Background in budgeting, accounting, or financial operations
• Advanced Excel or financial modeling skills
• Experience with expense management and reporting tools

What We Offer

• Competitive salary and benefits package
• Professional, collaborative work environment
• Opportunities for growth and career development

Kvalificerad ledningssekreterare

Diarienummer PAR 2026/542

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 58 000 studenter och 6800 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Med cirka 1 700 anställda och en omsättning på 2,3 miljarder kronor är Sahlgrenska akademin Göteborgs universitets största fakultet. Vi bedriver forskning och utbildning inom medicin, odontologi och vårdvetenskap, och flera av våra utbildningsprogram hör till landets mest populära. Under vårt tak ryms allt från unga studenter till internationellt ledande forskare.

Fakulteten leds av en dekan och har en styrelse. Styrelsen ansvarar för strategisk planering och övergripande styrning samt utgör ett forum för diskussion och samordning av fakultetensverksamhet. Vid fakulteten finns också ett prefektråd som är rådgivande till dekanen, till exempel när det gäller underlag till fakultetsstyrelsens beslut.

Vid Sahlgrenska akademins kansli samlas det fakultetsgemensamma administrativa stödet till ledningen samt till utbildning och forskning. Här arbetar i dag cirka 45 medarbetare med ansvar för ekonomi- och utbildningsadministration, forskningsstöd, kommunikation, internationalisering, samverkan, HR och övrigt stöd till fakultetsledningen.

Vi söker nu en engagerad och professionell ledningssekreterare som kommer att arbeta nära vår dekan och vara ett viktigt stöd i det dagliga arbetet. Vill du arbeta i en dynamisk och akademisk miljö där du befinner dig mitt i händelsernas centrum?

Arbetsuppgifter

Som ledningssekreterare fungerar du som ett kvalificerat administrativt stöd till dekanen och utgör ett administrativt nav i verksamheten. Du har en nyckelroll i att skapa struktur och god planering i arbetet kring fakultetsledningen. Rollen innebär många kontaktytor och ett stort eget ansvar samt ett nära samarbete med dekanen och fakultetsledningen. Uppdraget är förtroendebaserat och kräver gott omdöme, integritet och hög grad av självständighet.

I rollen ansvarar du för att planera och samordna dekanens kalender, möten och resor samt säkerställa en väl fungerande mötesadministration. Du kallar till möten, förbereder beslutsunderlag och ansvarar för protokollföring samt för att möteshandlingar hanteras korrekt och i rätt tid. I uppdraget ingår även att samordna och administrera ledningsmöten och andra forum kopplade till fakultetsledningen.

Du fungerar som en viktig kontaktpunkt för både interna och externa kontakter och bidrar till en professionell och effektiv kommunikation. En viktig del av uppdraget är också att prioritera inkommande ärenden och strukturera flödet av frågor och kontakter till dekanen. Vidare ansvarar du för planering och genomförande av olika arrangemang, såsom promoveringar, ceremonier, konferenser och mässor. Genom ditt arbete bidrar du till struktur, planering och uppföljning i administrativa processer och stödjer fakultetsledningen i det dagliga arbetet.

Kvalifikationer

Vi söker dig som är strukturerad, professionell och har mycket god administrativ förmåga. Du trivs med att ha många bollar i luften och har förmåga att prioritera och fatta väl avvägda beslut i det dagliga arbetet.

Vi ser gärna att du:

• Har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete eller ledningsstöd
• Har erfarenhet av mötesadministration, dokumenthantering och protokollföring
• Är van vid att samordna och koordinera arbetsuppgifter i en miljö med många kontaktytor
• Har god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska och engelska
• Har hög IT-mognad och god vana av digitala möten, planeringsverktyg och dokumenthantering

Personliga egenskaper

För att trivas i rollen är du serviceinriktad, noggrann och professionell. Du har gott omdöme, hög integritet och förmåga att skapa struktur i komplexa sammanhang. Du är tydlig i din kommunikation och trygg i att prioritera, sätta gränser och strukturera flödet av frågor och kontakter till dekanen.

Vi erbjuder en varierad och ansvarsfull roll i en dynamisk akademisk miljö där du får möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling och kvalitet.

Urval

Vi kommer att göra en helhetsbedömning och anställa den som anses ha de bästa förutsättningarna att genomföra och utveckla arbetsuppgifterna. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Anställning

Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med placering vid Sahlgrenska akademins kansli. Tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Kontaktuppgifter för anställningen

Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta Annelie Tobin, kanslichef,

mail: annelie.tobin@sahlgrenska.gu.se, tel. 031-786 30 27 eller Anders Gustavsson,

avdelningschef HR, mail: anders.gustavsson@gu.se, tel. 031-786 38 60

Fackliga organisationer

Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/jobba-hos-oss/sa-blir-du-en-av-oss#kollektivavtal-och-fackliga-foretradare

Ansökan

Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Ansökan ska vara inkommen senast: 2026-08-17

Är du en strukturerad, serviceinriktad och noggrann person med erfarenhet av motsvarande arbete och fortsatt känner dig nyfiken på att stötta chefer på hög nivå. Gillar du dagar som inte är den andra lik och har du förmågan att växla mellan ett lugnt tempo till att snabbt behöva lösa en komplex uppgift? Då kan detta vara något för dig!

Flygstaben befinner sig i en expansiv utvecklingsperiod där ett framgångsrikt chefsstöd är avgörande. Nu söker vi en chefssekreterare som vill vara med i vår utvecklingsresa och stötta chefer.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Som chefssekreterare ska du skapa ett flöde och logistik kring en chef som ständigt är i rörelse. För rollen krävs god administrativ förmåga, mycket god kommunikationsförmåga och ett professionellt bemötande. Du behöver vara självgående, flexibel och ha lätt för att prioritera när tempot är högt. Det är också viktigt att du är serviceinriktad, har hög integritet och god samarbetsförmåga. Du arbetar proaktivt för att på bästa sätt kunna förutse behov och händelser framgent och agera därefter, allt för att cheferna ska kunna uppfylla sina uppdrag. Det krävs att du både är noggrann i detaljerna och har förmågan att se helheten.

I rollen ingår också att:

• Planera och koordinera möten, resor, konferenser och andra sammankomster åt ledningsgruppen
• Hantera kalender, e-post, bokningar och viss korrespondens
• Förbereda underlag, protokoll, presentationer och rapporter
• Vara ett stöd i kontakter med samarbetspartners och externa aktörer
• Hantera fakturor, beställningar, avtal och annan löpande administration
• Sammanställa material till rapporter samt koordinera, driva och delta i olika typer av projekt.

KRAV

Kvalifikationer

• Godkänd 3-årig gymnasieutbildning
• Minst 5 års relevant och aktuell erfarenhet av att i en administrativ och serviceinriktad roll agera chefsstöd
• Mycket goda kunskaper i Office-paketet
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, på både svenska och engelska
• B-körkort.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är driven, ansvarstagande, strukturerad och noggrann med målet att alltid leverera högkvalitativt chefsstöd. För att passa i befattningen bör du trivas i en miljö som kännetecknas av högt arbetstempo, med en blandning av rutinärenden och nya utmaningar. Du ser inga problem i att stötta en chef som ofta befinner sig på resande fot. Du kan snabbt anpassa dig till förändrade förutsättningar och ska kunna arbeta i team såväl som självständigt. Det är mycket viktigt att du är prestigelös och har lätt för att samarbeta med andra.

Du ska vilja göra skillnad och inte vara rädd att sätta någon annan i centrum. Du drivs av att vara en viktig del i en helhet där samverkan, engagemang och initiativ är avgörande för hur du löser uppgifterna du ställs inför. Du ska tycka det är lika viktigt att lösa de små detaljerna som att utifrån din roll lösa uppgifter som helhet. Du har ett nyfiket, ödmjukt sinne och strävar efter att utveckla såväl din arbetsplats som dig själv. Det är viktigt att du är en god representant för Försvarsmakten och står bakom Försvarsmaktens värdegrund. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

MERITERANDE

• Erfarenhet av liknande arbete i Försvarsmakten eller annan statlig myndighet
• Erfarenhet av att arbeta i system VIDAR, PRIO, SWECCIS, EMILIA och ISUS
• Erfarenhet av arbete i dokument- och ärendehanteringssystem i offentlig verksamhet
• Kunskap om Försvarsmaktens ledningssystem och ledningsprocesser
• Akademisk examen relevant för befattningen.

Övrigt

Anställningsform: Civil tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning för sökande som inte idag är anställda inom Försvarsmakten

Sysselsättningsgrad: Heltid

Arbetsort: Uppsala

Tillträdesdatum: Oktober 2026 eller enligt överenskommelse

Lön: Individuell lönesättning, enligt kollektivavtal.

Upplysningar om befattningen

C FS Öv Mats Antonson

mats.antonson@mil.se

Fackliga företrädare

OFR/S – Caroline Nilsson

OFR/O – Lars-Olof Wretling

SACO – Johan Nyström

SEKO – Åsa Karlsson

Samtliga kontaktpersoner nås via Försvarsmaktens växel: 08 – 788 75 00

Ansökan

Välkommen med din ansökan senast 2026-08-12. Din ansökan ska innehålla CV och ansökningsbrev där du motiverar varför du är lämpad för denna befattning samt svar på angivna urvalsfrågor.

Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats. Information om Försvarsmakten och det rekryterande förbandet:Flygstabens första och största uppgift är att stödja flygvapenchefens ledning av samtliga flottiljer och skolor i flygvapnet i alla nivåer av konfliktskalan. Flygstaben utvecklar, planerar, genomför och utvärderar order och direktiv ställda av flygvapenchefen. Flygstaben består av cirka 350 medarbetare. Flygvapnet organiserar och utbildar flyg-, bas- och ledningsförband och har i uppdrag att bevaka och skydda Sveriges luftrum. Det är ett uppdrag som pågår dygnet runt, året runt, för att säkerställa Sveriges integritet. Inom flygvapnet arbetar cirka 5100 medarbetare, civila och militära.I Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård samt bra balans mellan arbete och privatliv.En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap.Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras och att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.

Försvarshögskolan är ett internationellt framstående lärosäte inom försvar, krishantering och säkerhet. Vi erbjuder en unik akademisk miljö där civilt möter militärt. 

Försvarshögskolan söker nu en engagerad och professionell ledningssekreterare som ska arbeta nära vår högskoleledning i deras dagliga arbete. Vill du arbeta i en dynamisk och akademisk miljö där du befinner dig mitt i händelsernas centrum? Trivs du med många kontaktytor i en verksamhet med högt tempo och stor variation? Som ledningssekreterare får du en central roll inom Försvarshögskolan och du blir en viktig del av vår organisation. Rollen passar dig som trivs i en central och samordnande funktion med många kontakter och som vill arbeta nära högskolans ledning. Du kommer att ha administrativa uppgifter, underlätta kommunikation och se till att våra processer flyter smidigt. Ditt serviceinriktade förhållningssätt kommer att bidra till en positiv arbetsmiljö och stödja vårt mål att trivas och växa tillsammans.

Du kommer att ingå i enheten för ledningsstöd inom kommunikationsavdelningen.

Arbetsuppgifter

Som ledningssekreterare arbetar du nära högskoleledning och högskoledirektör med att planera, samordna och strukturera det dagliga ledningsarbetet. Du är ett kvalificerat administrativt stöd och utgör ett administrativt nav i verksamheten. Du har en nyckelroll i att skapa struktur och god planering i arbetet kring högskoleledning.

Du ansvarar för att koordinera möten och aktiviteter, hantera kalender och reseplanering samt säkerställa att relevanta underlag, presentationer och beslutsmaterial finns tillgängliga inför möten och andra aktiviteter. I rollen ingår även att administrativt samordna ledningsmöten, inklusive bokningar, dagordningar, dokumentation och minnesanteckningar.

Du fungerar som en viktig kontaktpunkt för både interna och externa kontakter och bidrar till en professionell och effektiv kommunikation. En viktig del av i rollen är också att prioritera inkommande ärenden och strukturera flödet av frågor och kontakter till högskoleledningen vilket kräver ett professionellt bemötande och hög servicekänsla. Rollen kräver ett gott omdöme, integritet och hög grad av självständighet.

Vidare bidrar du till planering och genomförande av olika utvecklings- och samordningsinsatser samt projektleder vissa uppdrag inom ledningsstödet.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• minst 2 års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i likande roller, som exempelvis ledningssekreterare, VD‑assistent eller chefsstöd
• minst kandidatexamen inom t ex statsvetenskap, juridik eller närliggande område, eller annan utbildning /erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• goda kunskaper i Officepaketet och vana att arbeta i olika digitala system samt vana vid digitala mötesbokningar och genomförande av möten i exempelvis Zoom eller Teams.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av arbete inom offentlig sektor särskilt inom universitet eller högskola och i liknande roll
• erfarenhet av liknande roll inom näringslivet
• erfarenhet av projektledning eller samordning, exempelvis att driva och utveckla administrativa processer och/ eller koordinera möten och beslutsflöden.

Personliga egenskaper

Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper och för att lyckas i rollen krävs att du har mycket god administrativ förmåga, är strukturerad, kommunikativ och serviceinriktad. Du är noggrann och har hög arbetskapacitet med förmåga att hantera flera parallella arbetsuppgifter med bibehållen kvalitet, även under tidvis högt arbetstempo. En förutsättning för att trivas i tjänsten är att.

Du är proaktiv och har lätt för att ligga steget före i planering och koordinering. Rollen ställer höga krav på samarbetsförmåga, integritet och gott omdöme. Vidare är du självgående, lösningsorienterad och trivs i en roll med många kontaktytor och varierande arbetsuppgifter.

För att trivas hos oss behöver du vara en engagerad och närvarande individ som vill bidra till Försvarshögskolans professionella utveckling, kollegiala samarbetskultur och sociala sammanhållning. Det faller sig naturligt för dig att dela med dig av din kunskap och bidra till att skapa en givande och god arbetsmiljö.

Om anställningen

Detta är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning.

En anställning vid Försvarshögskolan kan komma att innebära en säkerhetsprövning för placering i säkerhetsklass vilket innebär registerkontroll och i vissa fall säkerhetsintervju hos Säkerhetspolisen.

Anställningen kan komma att innefatta krigsplacering. Om du redan är krigsplacerad i din nuvarande anställning på en myndighet och din kompetens behövs i Försvarshögskolans krigsorganisation sker det en förhandling mellan berörd myndighet och Försvarshögskolan om var du ska vara placerad.

Tillträde

Enligt överenskommelse.

Lön och förmåner

Försvarshögskolan tillämpar individuell lönesättning.

Förmåner för anställda vid Försvarshögskolan: https://www.fhs.se/om-forsvarshogskolan/jobba-hos-oss/formaner.html.

Ansökan

Ansökan ska innehålla ett CV samt personligt brev och skickas in via Försvarshögskolans rekryteringssystem genom att klicka på länken ”Ansök” på annonssidan. 

I det personliga brevet ber vi dig motivera varför tjänsten intresserar dig, vilka av dina kunskaper och erfarenheter som är mest relevanta samt hur du tror att du kan bidra i rollen som ledningssekreterare hos oss. 

Komplett ansökan ska vara Försvarshögskolan tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (Central European Time/Central European Summer Time).

I de fall det inte råder en jämn könsbalans kan Försvarshögskolan vid lika eller i stort sätt lika kvalifikationer hos de sökande anställa den av underrepresenterat kön.

Upplysningar:

För upplysningar om anställningen kontakta kommunikationschef Camilla Magnusson, mailto:Camilla.Magnusson@fhs.se.

Under perioden juli-augusti är möjligheten att besvara frågor om anställningen begränsad på grund av semester. Återkoppling lämnas så snart som möjligt, men svar kan i vissa fall dröja till efter semesterperiodens slut.

Välkommen med din ansökan senast den 9 augusti 2026!!

För kontakt med arbetstagarorganisationerna på Försvarshögskolan mejla till saco@fhs.se, OFR/O@fhs.se och OFR/S@fhs.se.Vi undanber oss erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp på grund av statliga upphandlingsregler.

Kvalificerad ledningssekreterare

Diarienummer PAR 2026/542

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 58 000 studenter och 6800 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.

Med cirka 1 700 anställda och en omsättning på 2,3 miljarder kronor är Sahlgrenska akademin Göteborgs universitets största fakultet. Vi bedriver forskning och utbildning inom medicin, odontologi och vårdvetenskap, och flera av våra utbildningsprogram hör till landets mest populära. Under vårt tak ryms allt från unga studenter till internationellt ledande forskare.

Fakulteten leds av en dekan och har en styrelse. Styrelsen ansvarar för strategisk planering och övergripande styrning samt utgör ett forum för diskussion och samordning av fakultetensverksamhet. Vid fakulteten finns också ett prefektråd som är rådgivande till dekanen, till exempel när det gäller underlag till fakultetsstyrelsens beslut.

Vid Sahlgrenska akademins kansli samlas det fakultetsgemensamma administrativa stödet till ledningen samt till utbildning och forskning. Här arbetar i dag cirka 45 medarbetare med ansvar för ekonomi- och utbildningsadministration, forskningsstöd, kommunikation, internationalisering, samverkan, HR och övrigt stöd till fakultetsledningen.

Vi söker nu en engagerad och professionell ledningssekreterare som kommer att arbeta nära vår dekan och vara ett viktigt stöd i det dagliga arbetet. Vill du arbeta i en dynamisk och akademisk miljö där du befinner dig mitt i händelsernas centrum?

Arbetsuppgifter

Som ledningssekreterare fungerar du som ett kvalificerat administrativt stöd till dekanen och utgör ett administrativt nav i verksamheten. Du har en nyckelroll i att skapa struktur och god planering i arbetet kring fakultetsledningen. Rollen innebär många kontaktytor och ett stort eget ansvar samt ett nära samarbete med dekanen och fakultetsledningen. Uppdraget är förtroendebaserat och kräver gott omdöme, integritet och hög grad av självständighet.

I rollen ansvarar du för att planera och samordna dekanens kalender, möten och resor samt säkerställa en väl fungerande mötesadministration. Du kallar till möten, förbereder beslutsunderlag och ansvarar för protokollföring samt för att möteshandlingar hanteras korrekt och i rätt tid. I uppdraget ingår även att samordna och administrera ledningsmöten och andra forum kopplade till fakultetsledningen.

Du fungerar som en viktig kontaktpunkt för både interna och externa kontakter och bidrar till en professionell och effektiv kommunikation. En viktig del av uppdraget är också att prioritera inkommande ärenden och strukturera flödet av frågor och kontakter till dekanen. Vidare ansvarar du för planering och genomförande av olika arrangemang, såsom promoveringar, ceremonier, konferenser och mässor. Genom ditt arbete bidrar du till struktur, planering och uppföljning i administrativa processer och stödjer fakultetsledningen i det dagliga arbetet.

Kvalifikationer

Vi söker dig som är strukturerad, professionell och har mycket god administrativ förmåga. Du trivs med att ha många bollar i luften och har förmåga att prioritera och fatta väl avvägda beslut i det dagliga arbetet.

Vi ser gärna att du:

• Har erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete eller ledningsstöd
• Har erfarenhet av mötesadministration, dokumenthantering och protokollföring
• Är van vid att samordna och koordinera arbetsuppgifter i en miljö med många kontaktytor
• Har god kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska och engelska
• Har hög IT-mognad och god vana av digitala möten, planeringsverktyg och dokumenthantering

Personliga egenskaper

För att trivas i rollen är du serviceinriktad, noggrann och professionell. Du har gott omdöme, hög integritet och förmåga att skapa struktur i komplexa sammanhang. Du är tydlig i din kommunikation och trygg i att prioritera, sätta gränser och strukturera flödet av frågor och kontakter till dekanen.

Vi erbjuder en varierad och ansvarsfull roll i en dynamisk akademisk miljö där du får möjlighet att bidra till verksamhetens utveckling och kvalitet.

Urval

Vi kommer att göra en helhetsbedömning och anställa den som anses ha de bästa förutsättningarna att genomföra och utveckla arbetsuppgifterna. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Anställning

Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid med placering vid Sahlgrenska akademins kansli. Tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Kontaktuppgifter för anställningen

Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta Annelie Tobin, kanslichef,

mail: annelie.tobin@sahlgrenska.gu.se, tel. 031-786 30 27 eller Anders Gustavsson,

avdelningschef HR, mail: anders.gustavsson@gu.se, tel. 031-786 38 60

Fackliga organisationer

Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/jobba-hos-oss/sa-blir-du-en-av-oss#kollektivavtal-och-fackliga-foretradare

Ansökan

Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Ansökan ska vara inkommen senast: 2026-08-17

Executive Assistant

Job Summary

We are seeking a highly organized, proactive, and detail-oriented Executive Assistant to provide comprehensive administrative and financial support to senior leadership. The ideal candidate will demonstrate strong financial acumen, exceptional organizational skills, and the ability to handle confidential information with discretion.

Key Responsibilities

• Manage executive calendars, appointments, and complex travel arrangements
• Coordinate meetings, prepare agendas, take minutes, and track follow-up actions
• Prepare financial reports, expense summaries, and budget-related documentation
• Assist executives with financial analysis, forecasting, and data organization
• Serve as a liaison between executives and internal/external stakeholders
• Draft correspondence, presentations, and briefing materials
• Support project coordination, deadlines, and executive initiatives

Qualifications

• Bachelor’s degree in Finance (required)
• Proven experience as an Executive Assistant
• Strong understanding of financial concepts, reporting, and data analysis
• Exceptional organizational and time-management skills
• Excellent written and verbal communication abilities
• High level of professionalism, discretion, and integrity
• Proficiency in Microsoft Office, Google Workspace, and financial software

Preferred Skills

• Fluent in English and Mandarin (required)
• Willingness and ability to travel internationally, particularly to North America and Asia
• Proficiency in Swedish is a plus
• Background in budgeting, accounting, or financial operations
• Advanced Excel or financial modeling skills
• Experience with expense management and reporting tools

What We Offer

• Competitive salary and benefits package
• Professional, collaborative work environment
• Opportunities for growth and career development

Försvarshögskolan är ett internationellt framstående lärosäte inom försvar, krishantering och säkerhet. Vi erbjuder en unik akademisk miljö där civilt möter militärt. 

Försvarshögskolan söker nu en engagerad och professionell ledningssekreterare som ska arbeta nära vår högskoleledning i deras dagliga arbete. Vill du arbeta i en dynamisk och akademisk miljö där du befinner dig mitt i händelsernas centrum? Trivs du med många kontaktytor i en verksamhet med högt tempo och stor variation? Som ledningssekreterare får du en central roll inom Försvarshögskolan och du blir en viktig del av vår organisation. Rollen passar dig som trivs i en central och samordnande funktion med många kontakter och som vill arbeta nära högskolans ledning. Du kommer att ha administrativa uppgifter, underlätta kommunikation och se till att våra processer flyter smidigt. Ditt serviceinriktade förhållningssätt kommer att bidra till en positiv arbetsmiljö och stödja vårt mål att trivas och växa tillsammans.

Du kommer att ingå i enheten för ledningsstöd inom kommunikationsavdelningen.

Arbetsuppgifter

Som ledningssekreterare arbetar du nära högskoleledning och högskoledirektör med att planera, samordna och strukturera det dagliga ledningsarbetet. Du är ett kvalificerat administrativt stöd och utgör ett administrativt nav i verksamheten. Du har en nyckelroll i att skapa struktur och god planering i arbetet kring högskoleledning.

Du ansvarar för att koordinera möten och aktiviteter, hantera kalender och reseplanering samt säkerställa att relevanta underlag, presentationer och beslutsmaterial finns tillgängliga inför möten och andra aktiviteter. I rollen ingår även att administrativt samordna ledningsmöten, inklusive bokningar, dagordningar, dokumentation och minnesanteckningar.

Du fungerar som en viktig kontaktpunkt för både interna och externa kontakter och bidrar till en professionell och effektiv kommunikation. En viktig del av i rollen är också att prioritera inkommande ärenden och strukturera flödet av frågor och kontakter till högskoleledningen vilket kräver ett professionellt bemötande och hög servicekänsla. Rollen kräver ett gott omdöme, integritet och hög grad av självständighet.

Vidare bidrar du till planering och genomförande av olika utvecklings- och samordningsinsatser samt projektleder vissa uppdrag inom ledningsstödet.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• minst 2 års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i likande roller, som exempelvis ledningssekreterare, VD‑assistent eller chefsstöd
• minst kandidatexamen inom t ex statsvetenskap, juridik eller närliggande område, eller annan utbildning /erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska
• goda kunskaper i Officepaketet och vana att arbeta i olika digitala system samt vana vid digitala mötesbokningar och genomförande av möten i exempelvis Zoom eller Teams.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av arbete inom offentlig sektor särskilt inom universitet eller högskola och i liknande roll
• erfarenhet av liknande roll inom näringslivet
• erfarenhet av projektledning eller samordning, exempelvis att driva och utveckla administrativa processer och/ eller koordinera möten och beslutsflöden.

Personliga egenskaper

Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper och för att lyckas i rollen krävs att du har mycket god administrativ förmåga, är strukturerad, kommunikativ och serviceinriktad. Du är noggrann och har hög arbetskapacitet med förmåga att hantera flera parallella arbetsuppgifter med bibehållen kvalitet, även under tidvis högt arbetstempo. En förutsättning för att trivas i tjänsten är att.

Du är proaktiv och har lätt för att ligga steget före i planering och koordinering. Rollen ställer höga krav på samarbetsförmåga, integritet och gott omdöme. Vidare är du självgående, lösningsorienterad och trivs i en roll med många kontaktytor och varierande arbetsuppgifter.

För att trivas hos oss behöver du vara en engagerad och närvarande individ som vill bidra till Försvarshögskolans professionella utveckling, kollegiala samarbetskultur och sociala sammanhållning. Det faller sig naturligt för dig att dela med dig av din kunskap och bidra till att skapa en givande och god arbetsmiljö.

Om anställningen

Detta är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning.

En anställning vid Försvarshögskolan kan komma att innebära en säkerhetsprövning för placering i säkerhetsklass vilket innebär registerkontroll och i vissa fall säkerhetsintervju hos Säkerhetspolisen.

Anställningen kan komma att innefatta krigsplacering. Om du redan är krigsplacerad i din nuvarande anställning på en myndighet och din kompetens behövs i Försvarshögskolans krigsorganisation sker det en förhandling mellan berörd myndighet och Försvarshögskolan om var du ska vara placerad.

Tillträde

Enligt överenskommelse.

Lön och förmåner

Försvarshögskolan tillämpar individuell lönesättning.

Förmåner för anställda vid Försvarshögskolan: https://www.fhs.se/om-forsvarshogskolan/jobba-hos-oss/formaner.html.

Ansökan

Ansökan ska innehålla ett CV samt personligt brev och skickas in via Försvarshögskolans rekryteringssystem genom att klicka på länken ”Ansök” på annonssidan. 

I det personliga brevet ber vi dig motivera varför tjänsten intresserar dig, vilka av dina kunskaper och erfarenheter som är mest relevanta samt hur du tror att du kan bidra i rollen som ledningssekreterare hos oss. 

Komplett ansökan ska vara Försvarshögskolan tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (Central European Time/Central European Summer Time).

I de fall det inte råder en jämn könsbalans kan Försvarshögskolan vid lika eller i stort sätt lika kvalifikationer hos de sökande anställa den av underrepresenterat kön.

Upplysningar:

För upplysningar om anställningen kontakta kommunikationschef Camilla Magnusson, mailto:Camilla.Magnusson@fhs.se.

Under perioden juli-augusti är möjligheten att besvara frågor om anställningen begränsad på grund av semester. Återkoppling lämnas så snart som möjligt, men svar kan i vissa fall dröja till efter semesterperiodens slut.

Välkommen med din ansökan senast den 9 augusti 2026!!

För kontakt med arbetstagarorganisationerna på Försvarshögskolan mejla till saco@fhs.se, OFR/O@fhs.se och OFR/S@fhs.se.Vi undanber oss erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp på grund av statliga upphandlingsregler.

Ett smart och meningsfullt val

Trivs du i en roll där du får vara navet som får människor, information och aktiviteter att fungera tillsammans?

Är du en kommunikativ och strukturerad koordinator som gillar att skapa ordning, driva frågor framåt och ge stöd till ledning och verksamhet?

Vill du arbeta i en hållbar och internationell verksamhet där du får stor variation i vardagen och möjlighet att göra verklig skillnad?

Din nästa arbetsplats

Iggesunds bruk tillverkar världsledande kartong under varumärket Invercote. Förpackningar av vår kvalitetskartong är en viktig del av köpupplevelsen för våra kunders kunder. Vi är en internationell och hållbar verksamhet med stora utvecklingsmöjligheter för våra medarbetare. Hos oss arbetar omkring 750 personer som tillsammans bidrar till innovativa produkter med lågt klimatavtryck. Vårt bruk ligger vid Hälsinglands kust, nio kilometer söder om Hudiksvall.

Här blir du en del av en verksamhet som präglas av samarbete, engagemang och framtidstro. Du arbetar nära platschefen och platsledningen samtidigt som du har många kontaktytor både inom och utanför organisationen.

Din nästa utmaning

Som Platsledningskoordinator på Iggesunds bruk får du en central roll i verksamheten. Du är ett viktigt stöd till platschefen och platsledningen och bidrar till att skapa struktur, effektivitet och god kommunikation i organisationen.

Det här är en varierad roll där du kombinerar administration, kommunikation, samordning och planering. Du kommer att vara involverad i allt från ledningsmöten och interna informationsinsatser till kundbesök, konferenser och större arrangemang.

I rollen får du stort eget ansvar och möjlighet att självständigt driva frågor framåt samtidigt som du samarbetar med kollegor inom hela bruket och med flera av Holmens centrala funktioner.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innebär att du:

• Stödjer platschef och platsledning med kalenderhantering, mötesplanering, protokoll, resor och administration.
• Ansvarar för intern kommunikation och uppdatering av brukets interna informationskanaler.
• Samordnar chefsträffar, APT, informationsmöten och andra aktiviteter på uppdrag av platsledningen.
• Ansvarar för innehåll och uppdateringar på intranätet samt stödjer organisationen i relaterade frågor.
• Planerar och koordinerar studiebesök och externa arrangemang.
• Samordnar konferenser, jubileum, middagar, introduktioner, avtackningar och andra interna aktiviteter.
• Kvalitetssäkrar och redigerar presentationer och kommunikationsmaterial.
• Ansvarar för uppdatering och kommunikation av verksamhetens nyckeltal.
• Säkerställer att Holmens varumärkes- och kommunikationsriktlinjer följs.
• Är ett stöd till verksamheten i frågor kopplade till bland annat Compass och andra administrativa processer.

För dig som uppskattar variation, många kontaktytor och möjligheten att skapa struktur i en komplex verksamhet erbjuder rollen både utveckling och stort eget ansvar.

För att lyckas i rollen

Vi söker dig som tycker om att ge service, skapa struktur och bygga goda relationer. Du är självgående, initiativrik och har lätt för att prioritera när många aktiviteter pågår samtidigt. Samtidigt är du noggrann och har förmågan att skapa ordning även i en föränderlig vardag.

Vi tror att du har:

Krav

• Treårig gymnasieutbildning inom exempelvis ekonomi, kommunikation, språk, administration eller motsvarande.
• Minst tre års erfarenhet av kvalificerat administrativt eller koordinerande arbete.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
• Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet.
• Erfarenhet av att arbeta med kommunikation, presentationer och informationsmaterial.

Meriterande

• Erfarenhet av att arbeta nära ledningsgrupp eller företagsledning.
• Erfarenhet av internkommunikation och intranät.
• Erfarenhet av att planera och samordna större möten, event eller besök.

Som person är du:

• Serviceinriktad och relationsskapande.
• Kommunikativ och trygg i många kontaktytor.
• Strukturerad och kvalitetsmedveten.
• Självständig och initiativtagande.
• Samarbetsorienterad och prestigelös.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och din förmåga att agera i linje med Holmens värderingar – mod, engagemang och ansvar.

Vi erbjuder dig

Hos oss får du det bästa av två världar. På Iggesunds bruk arbetar du i en prestigelös organisation med korta beslutsvägar och nära samarbete mellan funktioner. Samtidigt har du tryggheten och utvecklingsmöjligheterna som kommer med att vara en del av en internationell koncern.

Vi erbjuder ett varierande och ansvarsfullt arbete där du får en central roll i verksamheten. Du blir en del av en arbetsplats som präglas av samarbete, hållbarhet och långsiktighet, där dina idéer och initiativ värdesätts.

Hos oss får du möjlighet att utvecklas i en organisation som arbetar för en hållbar framtid och där människors engagemang är en avgörande framgångsfaktor.

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan!

Du ansöker enbart genom att bifoga ditt CV och svara på våra urvalsfrågor. Inget personligt brev behövs.

Urval och intervjuer sker löpande, så vänta inte med att skicka in din ansökan.

Vi får skogen att växa och ge

Holmens verksamhet utgår från kraften som finns i skogen. Träden som växer, vattnet som rusar i älvarna och vinden som blåser i trädtopparna. Det är kärnan i Holmen, en affär byggd på skogens kretslopp och de förnybara produkter vi kan skapa av detta. Våra affärsområden är Skog, Energi, Trävaror, Kartong och Papper. Vi är 3 500 medarbetare som med mod, engagemang och ansvar skapar en hållbar framtid.

Premiumkartong och innovativa pappersprodukter av färsk fiber Holmen utvecklar premiumkartong och innovativa pappersprodukter för allt ifrån kosmetik, elektronik, läkemedel och livsmedel till böcker, magasin, reklam och transportförpackningar. Våra produkter uppskattas av medvetna kunder tack vare sina utmärkta produktegenskaper och låga klimatavtryck. Vi använder färska fiber från hållbart brukade skogar. Våra anläggningar för produktion och förädling ligger i Braviken, Hallstavik, Iggesund och Strömsbruk, Sverige, samt i Workington, Storbritannien.