Nämndsekreterare - Lediga jobb

Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vi söker en administrativ koordinator/nämndsekreterare till Enheten för HR och kommunikation.

I rollen bidrar du till en effektiv, rättssäker och samordnad administration inom förvaltningen. Uppdraget har särskilt fokus på registratur, kvalitetsgranskning av tjänsteskrivelser, remiss- och utredningsuppdrag samt stöd i nämndprocessen. Du rapporterar till HR- och kommunikationschef.

Du blir en viktig kompetensförstärkning i arbetet med ärendehantering, diarieföring, arkivering och administrativa processer. På förvaltningen finns i dag en nämndsekreterare med ägandeskap över nämndprocessen. I den här rollen stärker du upp nämndprocessen och är ersättare vid nämndsekreterarens frånvaro, samtidigt som tyngdpunkten i uppdraget ligger på tjänsteskrivelser, registratur och koordinering av administrativa arbetsuppgifter inom förvaltningen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• ansvara för kvalitetsgranskning av tjänsteskrivelser och bidra till kvalitet och rättssäkerhet i ärendehanteringen
• arbeta operativt med registratur, diarieföring, ärendehantering, arkivering och uppföljning av ärendeflöden
• koordinera inkommande remisser och utredningar genom att samordna, utveckla och kvalitetssäkra underlag och processer
• ge stöd och vägledning till chefer och handläggare inom registratur, dokumenthantering, remisser, ärendehantering och administrativa rutiner
• hantera nämndadministration, utlämningsärenden, allmänna handlingar och sekretessbedömningar
• vara stöd och ersättare till nämndsekreteraren vid frånvaro, exempelvis genom att planera, samordna och leda nämndprocessen från beredning till efterbehandling.

  medverka i utvecklingen av effektiva, enhetliga och rättssäkra administrativa processer.

I rollen ingår även att upprätta kallelser, ansvara för protokollföring under sammanträden och färdigställa protokoll när du ersätter nämndsekreteraren. Du samordnar inkommande underlag, fördelar och prioriterar ärenden samt rapporterar vid behov om ärendeflöden och uppföljning.

Du har mandat att besluta om registrering och diarieföring av handlingar, föreslå och utveckla administrativa rutiner samt agera sakkunnig i arkiv- och registraturfrågor. Du ansvarar också för mindre utrednings- och utvecklingsuppdrag och utför förekommande administrativa arbetsuppgifter inom förvaltningen.

Vi erbjuder dig

Du blir en del av Enheten för HR och kommunikation, där du arbetar nära kollegor och chefer i frågor som rör administration, ärendehantering, registratur och nämndprocess. Rollen innebär breda kontaktytor inom förvaltningen och du kommer att ge stöd till verksamheterna i administrativa processer. Ett viktigt utvecklingsområde är att minska sårbarheten i nämndprocessen och stärka kvalitet, samordning och rättssäkerhet i hanteringen av ärenden, remisser och administrativa underlag.

Hos oss får du ett ansvarsfullt och varierat uppdrag där du kan bidra till utveckling av arbetssätt, rutiner och administrativa processer. Du får möjlighet att använda din kompetens inom offentlig förvaltning, registratur och nämndadministration i ett sammanhang där kvalitet, service och rättssäkerhet är centralt. Vi erbjuder trygga anställningsvillkor och en arbetsmiljö där samarbete, lärande och verksamhetsutveckling är viktiga delar av arbetet. Läs mer här: Vårt arbetsgivarerbjudande

Du som söker till oss

Du har relevant eftergymnasial utbildning inom arkiv och informationshantering, högskoleutbildning inom juridik eller offentlig förvaltning, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för uppdraget.

Övriga krav:

• Erfarenhet av arbetsuppgifter som vanligtvis förekommer i en registratorroll, såsom diarieföring, dokumenthantering, ärendehantering och informationshantering. Du behöver inte tidigare ha haft titeln registrator, men ska ha arbetat med liknande uppgifter.
• Kunskap om offentlig förvaltning, dokumenthantering och relevant lagstiftning.
• Erfarenhet av koordinerande och administrativt arbete inom offentlig verksamhet eller politiskt styrd organisation.
• Mycket god erfarenhet av att formulera och kvalitetssäkra beslutsunderlag, handlingar och protokoll.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift.

Vi ser det som meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete i nämndsekretariat.
• Erfarenhet av att arbeta i digitala ärendehanteringssystem, exempelvis Public 360.
• Erfarenhet av att arbeta med GDPR-processens samtliga delar samt säkerställa förvaltningens efterlevnad.

För att lyckas i rollen behöver du kunna ta ansvar för både helhet och detaljer i administrativa processer. Du arbetar noggrant och strukturerat, följer upp ärenden och säkerställer att underlag, diarieföring och dokumentation håller hög kvalitet. Eftersom rollen innebär att hantera remisser, tjänsteskrivelser, utlämningsärenden och sekretessbedömningar behöver du vara analytisk, kunna prioritera och driva arbetet vidare även när flera ärenden pågår samtidigt.

Du har hög integritet och agerar professionellt i kontakter med chefer, handläggare, kollegor och andra samarbetspartners. Du är lyhörd och förtroendeingivande, ger service och stöd inom dina ansvarsområden och bidrar till ett gott samarbete. Rollen kräver att du är flexibel i ditt arbetssätt och kan växla mellan operativa administrativa uppgifter, kvalitetssäkring, samordning och stöd i nämndprocessen.

Välkommen med din ansökan!

Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vi söker en administrativ koordinator/nämndsekreterare till Enheten för HR och kommunikation.

I rollen bidrar du till en effektiv, rättssäker och samordnad administration inom förvaltningen. Uppdraget har särskilt fokus på registratur, kvalitetsgranskning av tjänsteskrivelser, remiss- och utredningsuppdrag samt stöd i nämndprocessen. Du rapporterar till HR- och kommunikationschef.

Du blir en viktig kompetensförstärkning i arbetet med ärendehantering, diarieföring, arkivering och administrativa processer. På förvaltningen finns i dag en nämndsekreterare med ägandeskap över nämndprocessen. I den här rollen stärker du upp nämndprocessen och är ersättare vid nämndsekreterarens frånvaro, samtidigt som tyngdpunkten i uppdraget ligger på tjänsteskrivelser, registratur och koordinering av administrativa arbetsuppgifter inom förvaltningen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• ansvara för kvalitetsgranskning av tjänsteskrivelser och bidra till kvalitet och rättssäkerhet i ärendehanteringen
• arbeta operativt med registratur, diarieföring, ärendehantering, arkivering och uppföljning av ärendeflöden
• koordinera inkommande remisser och utredningar genom att samordna, utveckla och kvalitetssäkra underlag och processer
• ge stöd och vägledning till chefer och handläggare inom registratur, dokumenthantering, remisser, ärendehantering och administrativa rutiner
• hantera nämndadministration, utlämningsärenden, allmänna handlingar och sekretessbedömningar
• vara stöd och ersättare till nämndsekreteraren vid frånvaro, exempelvis genom att planera, samordna och leda nämndprocessen från beredning till efterbehandling.

  medverka i utvecklingen av effektiva, enhetliga och rättssäkra administrativa processer.

I rollen ingår även att upprätta kallelser, ansvara för protokollföring under sammanträden och färdigställa protokoll när du ersätter nämndsekreteraren. Du samordnar inkommande underlag, fördelar och prioriterar ärenden samt rapporterar vid behov om ärendeflöden och uppföljning.

Du har mandat att besluta om registrering och diarieföring av handlingar, föreslå och utveckla administrativa rutiner samt agera sakkunnig i arkiv- och registraturfrågor. Du ansvarar också för mindre utrednings- och utvecklingsuppdrag och utför förekommande administrativa arbetsuppgifter inom förvaltningen.

Vi erbjuder dig

Du blir en del av Enheten för HR och kommunikation, där du arbetar nära kollegor och chefer i frågor som rör administration, ärendehantering, registratur och nämndprocess. Rollen innebär breda kontaktytor inom förvaltningen och du kommer att ge stöd till verksamheterna i administrativa processer. Ett viktigt utvecklingsområde är att minska sårbarheten i nämndprocessen och stärka kvalitet, samordning och rättssäkerhet i hanteringen av ärenden, remisser och administrativa underlag.

Hos oss får du ett ansvarsfullt och varierat uppdrag där du kan bidra till utveckling av arbetssätt, rutiner och administrativa processer. Du får möjlighet att använda din kompetens inom offentlig förvaltning, registratur och nämndadministration i ett sammanhang där kvalitet, service och rättssäkerhet är centralt. Vi erbjuder trygga anställningsvillkor och en arbetsmiljö där samarbete, lärande och verksamhetsutveckling är viktiga delar av arbetet. Läs mer här: Vårt arbetsgivarerbjudande

Du som söker till oss

Du har relevant eftergymnasial utbildning inom arkiv och informationshantering, högskoleutbildning inom juridik eller offentlig förvaltning, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för uppdraget.

Övriga krav:

• Erfarenhet av arbetsuppgifter som vanligtvis förekommer i en registratorroll, såsom diarieföring, dokumenthantering, ärendehantering och informationshantering. Du behöver inte tidigare ha haft titeln registrator, men ska ha arbetat med liknande uppgifter.
• Kunskap om offentlig förvaltning, dokumenthantering och relevant lagstiftning.
• Erfarenhet av koordinerande och administrativt arbete inom offentlig verksamhet eller politiskt styrd organisation.
• Mycket god erfarenhet av att formulera och kvalitetssäkra beslutsunderlag, handlingar och protokoll.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift.

Vi ser det som meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete i nämndsekretariat.
• Erfarenhet av att arbeta i digitala ärendehanteringssystem, exempelvis Public 360.
• Erfarenhet av att arbeta med GDPR-processens samtliga delar samt säkerställa förvaltningens efterlevnad.

För att lyckas i rollen behöver du kunna ta ansvar för både helhet och detaljer i administrativa processer. Du arbetar noggrant och strukturerat, följer upp ärenden och säkerställer att underlag, diarieföring och dokumentation håller hög kvalitet. Eftersom rollen innebär att hantera remisser, tjänsteskrivelser, utlämningsärenden och sekretessbedömningar behöver du vara analytisk, kunna prioritera och driva arbetet vidare även när flera ärenden pågår samtidigt.

Du har hög integritet och agerar professionellt i kontakter med chefer, handläggare, kollegor och andra samarbetspartners. Du är lyhörd och förtroendeingivande, ger service och stöd inom dina ansvarsområden och bidrar till ett gott samarbete. Rollen kräver att du är flexibel i ditt arbetssätt och kan växla mellan operativa administrativa uppgifter, kvalitetssäkring, samordning och stöd i nämndprocessen.

Välkommen med din ansökan!

Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vi söker en administrativ koordinator/nämndsekreterare till Enheten för HR och kommunikation.

I rollen bidrar du till en effektiv, rättssäker och samordnad administration inom förvaltningen. Uppdraget har särskilt fokus på registratur, kvalitetsgranskning av tjänsteskrivelser, remiss- och utredningsuppdrag samt stöd i nämndprocessen. Du rapporterar till HR- och kommunikationschef.

Du blir en viktig kompetensförstärkning i arbetet med ärendehantering, diarieföring, arkivering och administrativa processer. På förvaltningen finns i dag en nämndsekreterare med ägandeskap över nämndprocessen. I den här rollen stärker du upp nämndprocessen och är ersättare vid nämndsekreterarens frånvaro, samtidigt som tyngdpunkten i uppdraget ligger på tjänsteskrivelser, registratur och koordinering av administrativa arbetsuppgifter inom förvaltningen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• ansvara för kvalitetsgranskning av tjänsteskrivelser och bidra till kvalitet och rättssäkerhet i ärendehanteringen
• arbeta operativt med registratur, diarieföring, ärendehantering, arkivering och uppföljning av ärendeflöden
• koordinera inkommande remisser och utredningar genom att samordna, utveckla och kvalitetssäkra underlag och processer
• ge stöd och vägledning till chefer och handläggare inom registratur, dokumenthantering, remisser, ärendehantering och administrativa rutiner
• hantera nämndadministration, utlämningsärenden, allmänna handlingar och sekretessbedömningar
• vara stöd och ersättare till nämndsekreteraren vid frånvaro, exempelvis genom att planera, samordna och leda nämndprocessen från beredning till efterbehandling.

  medverka i utvecklingen av effektiva, enhetliga och rättssäkra administrativa processer.

I rollen ingår även att upprätta kallelser, ansvara för protokollföring under sammanträden och färdigställa protokoll när du ersätter nämndsekreteraren. Du samordnar inkommande underlag, fördelar och prioriterar ärenden samt rapporterar vid behov om ärendeflöden och uppföljning.

Du har mandat att besluta om registrering och diarieföring av handlingar, föreslå och utveckla administrativa rutiner samt agera sakkunnig i arkiv- och registraturfrågor. Du ansvarar också för mindre utrednings- och utvecklingsuppdrag och utför förekommande administrativa arbetsuppgifter inom förvaltningen.

Vi erbjuder dig

Du blir en del av Enheten för HR och kommunikation, där du arbetar nära kollegor och chefer i frågor som rör administration, ärendehantering, registratur och nämndprocess. Rollen innebär breda kontaktytor inom förvaltningen och du kommer att ge stöd till verksamheterna i administrativa processer. Ett viktigt utvecklingsområde är att minska sårbarheten i nämndprocessen och stärka kvalitet, samordning och rättssäkerhet i hanteringen av ärenden, remisser och administrativa underlag.

Hos oss får du ett ansvarsfullt och varierat uppdrag där du kan bidra till utveckling av arbetssätt, rutiner och administrativa processer. Du får möjlighet att använda din kompetens inom offentlig förvaltning, registratur och nämndadministration i ett sammanhang där kvalitet, service och rättssäkerhet är centralt. Vi erbjuder trygga anställningsvillkor och en arbetsmiljö där samarbete, lärande och verksamhetsutveckling är viktiga delar av arbetet. Läs mer här: Vårt arbetsgivarerbjudande

Du som söker till oss

Du har relevant eftergymnasial utbildning inom arkiv och informationshantering, högskoleutbildning inom juridik eller offentlig förvaltning, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för uppdraget.

Övriga krav:

• Erfarenhet av arbetsuppgifter som vanligtvis förekommer i en registratorroll, såsom diarieföring, dokumenthantering, ärendehantering och informationshantering. Du behöver inte tidigare ha haft titeln registrator, men ska ha arbetat med liknande uppgifter.
• Kunskap om offentlig förvaltning, dokumenthantering och relevant lagstiftning.
• Erfarenhet av koordinerande och administrativt arbete inom offentlig verksamhet eller politiskt styrd organisation.
• Mycket god erfarenhet av att formulera och kvalitetssäkra beslutsunderlag, handlingar och protokoll.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift.

Vi ser det som meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete i nämndsekretariat.
• Erfarenhet av att arbeta i digitala ärendehanteringssystem, exempelvis Public 360.
• Erfarenhet av att arbeta med GDPR-processens samtliga delar samt säkerställa förvaltningens efterlevnad.

För att lyckas i rollen behöver du kunna ta ansvar för både helhet och detaljer i administrativa processer. Du arbetar noggrant och strukturerat, följer upp ärenden och säkerställer att underlag, diarieföring och dokumentation håller hög kvalitet. Eftersom rollen innebär att hantera remisser, tjänsteskrivelser, utlämningsärenden och sekretessbedömningar behöver du vara analytisk, kunna prioritera och driva arbetet vidare även när flera ärenden pågår samtidigt.

Du har hög integritet och agerar professionellt i kontakter med chefer, handläggare, kollegor och andra samarbetspartners. Du är lyhörd och förtroendeingivande, ger service och stöd inom dina ansvarsområden och bidrar till ett gott samarbete. Rollen kräver att du är flexibel i ditt arbetssätt och kan växla mellan operativa administrativa uppgifter, kvalitetssäkring, samordning och stöd i nämndprocessen.

Välkommen med din ansökan!

Vill du vara en del i den kommunala beslutsprocessen och arbeta nära politik och förvaltning? Sök rollen som nämndsekreterare hos oss och bidra till struktur och kvalitet i vårt viktiga arbete. Varmt välkommen med din ansökan! 

Arbetsplatsen

Kommunkansliet ansvarar bland annat för kommunens ärendehantering och är länken mellan förvaltningen och de politiska instanserna. Nämnd- och kommunsekreterare är sekreterare i de politiska insatserna. I kansliet ingår förutom nämndsekreterare även kommunsekreterare, kommunstrateg, receptionist, kommunikatör samt en IT-avdelning.

Rollen och arbetsuppgifter

I rollen ingår att vara sekreterare i Sociala utskottet, Barn- och utbildningsutskottet samt i politiskt rådgivande organ såsom Tillgänglighetsrådet, Folkhälsorådet och Demokratiberedningen. Uppdraget omfattar även samordnande och administrativa arbetsuppgifter, exempelvis planering och genomförande av beredningar, löpande diarieföring samt visst systemförvaltarskap.

Nämnd- och kommunsekreterare har ett nära samarbete med liknande arbetsprocesser där Kommunallagen samt Offentlighets- och sekretesslagstiftning ligger som grund.

Din profil

För att arbeta som nämndsekreterare ska du ha relevant högskoleutbildning för arbetsuppgifterna så som t.ex. statsvetenskap, juridik, sociologi eller liknande.

Arbetet innebär att du använder flera olika verksamhetssystem och program, vilket ställer krav på god datorvana. Du behöver också ha god förmåga att uttrycka dig tydligt i både tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av att arbeta yrkesmässigt i Word och Excel
• erfarenhet av diarieförings- och webbpubliceringssystem
• erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation

Rollen som nämndsekreterare kräver att du har ett eget driv och tar ansvar för dina uppgifter, samtidigt som du har en god samarbetsförmåga med kollegor inom kansliet och övriga delar av organisationen. Du arbetar strukturerat och har en god förmåga att planera och organisera ditt arbete. Rollen ställer också krav på att du är noggrann och har en fallenhet för att samordna arbetsprocesser och säkerställa att dessa följs samt att bidra till god kvalitet i beslutsunderlag. 

Anställningen

Vikariat, 100 %. Tillträde enligt överenskommelse till och med 2027-01-31.

Vi erbjuder

Som medarbetare i Nordmalings kommun har du även flera förmåner och erbjudanden. Läs mer om dem på vår hemsida; Våra förmåner

Nämndsekreterarrollen kommer att ge dig breda kunskaper om ärendehantering och styrning i en politiskt styrd organisation. Är du nyfiken på att lära dig mer om den praktiska tillämpningen av det svenska demokratiska systemet, skicka in din ansökan!

Om Nordmalings kommun

Nordmalings kommun har cirka 700 medarbetare som gör ett viktigt jobb för att erbjuda välfärd, service och tjänster av hög kvalitet till dem som bor och verkar i Nordmaling. Omkring 6 900 invånare samt företagare och fastighetsägare är beroende av vårt arbete. Vi ansvara för barnomsorg, skola och äldreomsorg, men också för samhällsplanering, gata/park, individ- och familjeomsorg, miljö, kultur, fritid och mycket mer.

Nordmaling har ett attraktivt läge vid kusten, mellan Umeå och Örnsköldsvik. Närheten till hav, skog, älv, fina motionsanläggningar och ett rikt föreningsliv ger stora möjligheter till en aktiv fritid - för både stor och liten. Arenor, köpcentra och kulturhus finns i Örnsköldsvik i söder och Umeå i norr, bägge mindre än 30 min bort med Botniabanan. Vi är helt enkelt centrum mellan städerna! Funderar du på att flytta till eller är nyfiken på Nordmaling? Läs mer på Mitt Nordmaling

Annonsering

Nordmalings kommun gör val av annonsplats och rekryteringsstöd vid varje rekrytering och kontaktar de vi väljer att annonsera hos. Därför undanber vi oss alla erbjudanden om köp av annonsplats och rekryteringsstöd.

Vill du vara en del i den kommunala beslutsprocessen och arbeta nära politik och förvaltning? Sök rollen som nämndsekreterare hos oss och bidra till struktur och kvalitet i vårt viktiga arbete. Varmt välkommen med din ansökan! 

Arbetsplatsen

Kommunkansliet ansvarar bland annat för kommunens ärendehantering och är länken mellan förvaltningen och de politiska instanserna. Nämnd- och kommunsekreterare är sekreterare i de politiska insatserna. I kansliet ingår förutom nämndsekreterare även kommunsekreterare, kommunstrateg, receptionist, kommunikatör samt en IT-avdelning.

Rollen och arbetsuppgifter

I rollen ingår att vara sekreterare i Sociala utskottet, Barn- och utbildningsutskottet samt i politiskt rådgivande organ såsom Tillgänglighetsrådet, Folkhälsorådet och Demokratiberedningen. Uppdraget omfattar även samordnande och administrativa arbetsuppgifter, exempelvis planering och genomförande av beredningar, löpande diarieföring samt visst systemförvaltarskap.

Nämnd- och kommunsekreterare har ett nära samarbete med liknande arbetsprocesser där Kommunallagen samt Offentlighets- och sekretesslagstiftning ligger som grund.

Din profil

För att arbeta som nämndsekreterare ska du ha relevant högskoleutbildning för arbetsuppgifterna så som t.ex. statsvetenskap, juridik, sociologi eller liknande.

Arbetet innebär att du använder flera olika verksamhetssystem och program, vilket ställer krav på god datorvana. Du behöver också ha god förmåga att uttrycka dig tydligt i både tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av att arbeta yrkesmässigt i Word och Excel
• erfarenhet av diarieförings- och webbpubliceringssystem
• erfarenhet av arbete inom en politiskt styrd organisation

Rollen som nämndsekreterare kräver att du har ett eget driv och tar ansvar för dina uppgifter, samtidigt som du har en god samarbetsförmåga med kollegor inom kansliet och övriga delar av organisationen. Du arbetar strukturerat och har en god förmåga att planera och organisera ditt arbete. Rollen ställer också krav på att du är noggrann och har en fallenhet för att samordna arbetsprocesser och säkerställa att dessa följs samt att bidra till god kvalitet i beslutsunderlag. 

Anställningen

Vikariat, 100 %. Tillträde enligt överenskommelse till och med 2027-01-31.

Vi erbjuder

Som medarbetare i Nordmalings kommun har du även flera förmåner och erbjudanden. Läs mer om dem på vår hemsida; Våra förmåner

Nämndsekreterarrollen kommer att ge dig breda kunskaper om ärendehantering och styrning i en politiskt styrd organisation. Är du nyfiken på att lära dig mer om den praktiska tillämpningen av det svenska demokratiska systemet, skicka in din ansökan!

Om Nordmalings kommun

Nordmalings kommun har cirka 700 medarbetare som gör ett viktigt jobb för att erbjuda välfärd, service och tjänster av hög kvalitet till dem som bor och verkar i Nordmaling. Omkring 6 900 invånare samt företagare och fastighetsägare är beroende av vårt arbete. Vi ansvara för barnomsorg, skola och äldreomsorg, men också för samhällsplanering, gata/park, individ- och familjeomsorg, miljö, kultur, fritid och mycket mer.

Nordmaling har ett attraktivt läge vid kusten, mellan Umeå och Örnsköldsvik. Närheten till hav, skog, älv, fina motionsanläggningar och ett rikt föreningsliv ger stora möjligheter till en aktiv fritid - för både stor och liten. Arenor, köpcentra och kulturhus finns i Örnsköldsvik i söder och Umeå i norr, bägge mindre än 30 min bort med Botniabanan. Vi är helt enkelt centrum mellan städerna! Funderar du på att flytta till eller är nyfiken på Nordmaling? Läs mer på Mitt Nordmaling

Annonsering

Nordmalings kommun gör val av annonsplats och rekryteringsstöd vid varje rekrytering och kontaktar de vi väljer att annonsera hos. Därför undanber vi oss alla erbjudanden om köp av annonsplats och rekryteringsstöd.