Administratör - Lediga jobb

Vill du ha en central roll där du får vara navet mellan kunder, tekniker och interna funktioner? Trivs du i en vardag där struktur, planering och service går hand i hand? Då kan detta vara rollen för dig!

Vartex är ett väletablerat och expansivt företag med över 50 års erfarenhet av att utveckla och sälja produkter inom sport och fritid. Vi har starka varumärken i portföljen och en passion för att göra skillnad för både slutkonsumenter och professionella aktörer i branschen. Tillsammans med WeSports Group bygger vi framtidens sport- och träningsupplevelser i Norden.

Vartex har drygt 40 anställda i Varberg, Malmö, Hästveda och Jönköping som bland annat jobbar med inköp, marknadsföring, försäljning, installation, service och logistik.

WeSports Group är en dynamisk och snabbväxande nordisk koncern specialiserad inom sport, träning och fritid. Med över 40 starka specialistvarumärken i portföljen – inom segment som cykel, fitness, skidåkning, hockey, innebandy och outdoor – är WeSports en ledande aktör på marknaden. Koncernen har cirka 400 engagerade medarbetare och en omsättning på ca 2,8 miljarder kronor.

Som servicekoordinator ansvarar du för att skapa rätt förutsättningar för Vartex serviceteam ute hos kund. Du har en central roll i den dagliga planeringen och ser till att teknikerna har det som krävs för att kunna utföra sina uppdrag på ett effektivt och professionellt sätt. Detta gör du genom löpande kunddialoger, samordning med lager, transportbolag, interna- och externa tekniker. Du säkerställer att det finns utrustning på plats, hotell bokat vid övernattning och att serviceavtal efterlevs mot kund.

Dina arbetsuppgifter innefattar bland annat:

• Planering och koordinering av service- och installationsuppdrag runt om i hela Sverige

• Bokning och styrning av interna och externa tekniker med tillhörande resursplanering

• Säkerställer att material och utrustning levereras i rätt tid på plats inför uppdrag

• Säkerställer bokning av transporter, lyftutrustning och truckar vid behov

• Uppföljning av serviceavtal och planering av återkommande serviceinsatser

• Sammanställer faktureringsunderlag till ekonomi i dialog med tekniker

Du kommer äga mandatet för koordineringen av teknikerna och rollen innebär många kontaktytor med en omväxlande vardag. Du arbetar nära chefen för proffssegmentet och får ett stort ansvar för att hålla ihop processerna från planering till genomförande.

Du kommer arbeta heltid under klassiska kontorstider, måndag- fredag och utgå från kontoret i Jönköping. Start sker omgående eller enligt överenskommelse.

För att vara den vi söker tror vi att du är en person som trivs när du får skapa struktur i en händelserik vardag. Du har en naturlig förmåga att planera, prioritera och ligga steget före samtidigt som du har lätt för att anpassa dig när förutsättningarna förändras. Eftersom du kommer att ha en samordnande funktion gentemot tekniker, kunder och externa samarbetspartners behöver du vara trygg i dig själv och bekväm med att fatta beslut när situationen kräver det.

Du är en smidig kommunikatör och kommunicerar obehindrat på svenska i tal och skrift och har även goda kunskaper i engelska. Vidare har du god systemvana och känner dig trygg i administrativa arbetsuppgifter. Du har B-körkort. Det är dessutom en fördel om du är van vid träningsmiljöer, då en stor del av teknikernas arbete sker ute på gym och träningsanläggningar, för att underlätta din förståelse för deras vardag.

Som person är du strukturerad, ansvarstagande och lösningsorienterad. Du vågar vara tydlig när situationen kräver det, samtidigt som du har ett prestigelöst och serviceinriktat förhållningssätt. Du har lätt för att skapa förtroende hos människor omkring dig och skapar enkelt goda relationer med såväl kunder som kollegor. För dig är det naturligt att ta ansvar, driva saker framåt och hjälpa andra att lyckas med sina uppgifter.

För dig som trivs i en koordinerande roll, gillar att ha många kontaktytor och motiveras av att få saker att flyta på, är detta en spännande möjlighet. Här får du en central roll i ett företag med stark position inom sport och träning, där du blir en viktig del i att skapa rätt förutsättningar för både tekniker och kunder.

Hos Vartex får du en varierad vardag med stort eget ansvar, där din förmåga att planera, lösa problem och driva saker framåt verkligen gör skillnad. Känner du igen dig? Då ser vi fram emot din ansökan!

Låter tjänsten intressant?

Välkommen med din ansökan via effektiv.se. Intervjuer kommer att ske löpande. Sista ansökningsdatum är 27 september 2026. Vill du veta mer om tjänsten kontakta gärna Jessica Andersson på Jessica.andersson@effektiv.se.

Effektiv rekryterar evidensbaserat med arbetspsykologiska tester och strukturerade intervjuer. Därför behöver du inte skicka något personligt brev, vi fokuserar på din kompetens, potential och en rättvis rekryteringsprocess.

Sedan 2013 har Effektiv hjälpt kandidater och företag att hitta rätt genom hållbara rekryteringar och en rekryteringsupplevelse i toppklass, något som bekräftas av utmärkelserna Årets Rekryteringsföretag och Årets Karriärföretag.

Med rötterna i idrottens laganda genomsyras Effektivs arbete av värdeorden Glada, Utforskande, Långsiktiga och Driftiga (GULD), med målet att ta guld tillsammans med kandidater, konsulter och kunder. Varje dag.

Detta är en direktrekrytering, vilket innebär att Effektiv ansvarar för rekryteringsprocessen och du blir anställd direkt hos kundföretaget.

Servicekoordinator, koordinering, tekniker, installation, service, kundkontakt, planering, logistik, Jönköping, Vartex, Effektiv

We are looking for an experienced Administrator to support a leading company within the Hedin Group. If you are organized, proactive, and ready for a new challenge, apply today! The position starts ASAP.

About the role

Our client is a leading company in the automotive industry, specializing in American car brands such as Dodge and RAM. They provide import, distribution, spare parts, and service solutions across Europe.

We are looking for a highly organized and proactive Administrator to support the Head of Customer Experience. To succeed in this role, you are structured, detail-oriented, communicative, and able to manage multiple tasks while taking initiative and ownership.

German proficiency is a strong advantage, as much of the customer communication is in German, but it is not a requirement.

This is a six-month consulting assignment through Academic Work, with the possibility of extension. The role is based on-site at our client’s office in Kista.

Work tasks

• Contact customers and suppliers, including international contacts.
• Handle administrative tasks and support the Head of Customer Experience.
• Follow up on cases and help resolve customer and supplier issues.

We are looking for

• Good knowledge of administration and order handling processes.
• Great communication skills in English, both oral and written.
• Good knowledge of ERP systems and order management systems.
• Good administrative skills with a strong focus on detail.
• Experience in Microsoft Office, for example Excel and Powerpoint.
• Ability to manage multiple tasks and prioritize effectively.

It is meritorious if you have

• Great communication skills in Swedish and/or German, both spoken and written.
• Experience with safety recalls from a manufacturer’s perspective, regardless of industry, is considered a strong advantage, as this will be a key part of the role.

To succeed in the role, your personal skills are:

• Supportive
• Stress tolerant
• Goal oriented
• Orderly

Our recruitment process

This recruitment process is handled by Academic Work and it is our client’s wish that all questions regarding the position is directed to Academic Work.

Our selection process is continuous and the advert may close before the recruitment process is completed if we have moved forward to the next phase. The process includes two tests: one personality test and one cognitive test. The tests are tools to find the right talent for the right position, to enable equality, diversity, and a fair process.

Företagsbeskrivning

AFRY erbjuder tjänster inom teknik, design, digitalisering och rådgivning. Vi är hängivna experter inom industri, energi- och infrastruktur, som skapar värde för kommande generationer. AFRY har en global räckvidd med djupa rötter i Norden. Tillsammans accelererar vi omställningen till ett mer hållbart samhälle.

Jobbeskrivning

Vi söker en strukturerad och proaktiv PMO Support som vill ansluta till ett projekt inom Resource Management. I denna roll kommer du att stödja både projektstyrning och process-/designaktiviteter samt arbeta nära projektledare, stream leads och nyckelintressenter inom både verksamhet och IT.

Du får en viktig roll i att säkerställa effektiv samordning, hög kvalitet i dokumentationen och ett smidigt samarbete genom hela projektet.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Koordinera projektmöten, workshops, styrgruppsforum och designsessioner, inklusive agendor, mötesanteckningar och uppföljning av åtgärder.
• Underhålla projekt- och designdokumentation, såsom kravspecifikationer, processflöden, beslutsloggar, riskloggar och statusrapporter.
• Följa upp aktiviteter, beroenden, milstolpar och leveranser mellan olika arbetsströmmar.
• Stödja backlogghantering och styrningsprocesser i Azure DevOps.
• Ta fram projektuppdateringar, dashboards och presentationsmaterial för ledningen.
• Koordinera granskningar, godkännanden och kommunikationsaktiviteter med intressenter.
• Säkerställa att dokumentation är välstrukturerad, lättillgänglig och versionshanterad.

Kvalifikationer

Vi tror att du har:

• Nyligen tagit din ingenjörsexamen (gärna inom industriell ekonomi)

• Erfarenhet av PMO, projektkoordinering, projektadministration, verksamhetsstöd eller en liknande roll.
• God organisationsförmåga och ett starkt öga för detaljer.
• Erfarenhet av att arbeta med dokumentation, kravhantering, styrningsprocesser eller rapportering.
• Goda kunskaper i Microsoft 365-verktyg såsom Teams, Excel, PowerPoint och SharePoint.
• Erfarenhet av Azure DevOps, Visio, Lucidchart eller liknande verktyg är meriterande.
• Ett proaktivt, samarbetsinriktat och serviceorienterat arbetssätt, med förmåga att hantera flera intressenter och aktiviteter parallellt.

Språkkrav:

• Flytande engelska i tal och skrift (obligatoriskt)
• Svenska är starkt meriterande

Ytterligare information

Detta är en utmärkt möjlighet att få bred erfarenhet inom projektledning, processutveckling och verksamhetstransformation i en komplex och verksamhetskritisk projektmiljö.

• Start: Så snart som möjligt
• Uppdragslängd: Till och med april 2027 (för rätt kandidat kan uppdraget skapa möjligheter till fortsatt anställning och framtida karriärmöjligheter inom AFRY)
• Placeringsort: Solna

Sista ansökningsdag: 2026-09-30

För frågor om tjänsten, kontakta Gruppchef Henrik Kindstrand på henrik.kindstrand@afry.com (mailto:henrik.kindstrand@afry.com)

För frågor om rekryteringsprocessen, kontakta Rekryteringspartner Fanny Sjödell på fanny.sjodell@afry.com (mailto:fanny.sjodell@afry.com)

Ansök via ansökningsknappen då vi inte kan ta emot ansökningar via mejl.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.

På AFRY driver vi förändring i allt vi gör. Vi anser att förändring sker när modiga idéer möts, när vi samarbetar, skapar innovation och omfamnar kreativa lösningar, det är så vi skapar framtiden. Vi söker konstant kvalificerade kandidater som vill ansluta sig till våra inkluderande  team runt om i världen. Bli en del av oss och påskynda den gröna omställningen

OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS

Start: Omgående Omfattning: Heltid Uppdragets längd: 6 månader med ambition om anställning hos kund

Vi söker nu en Office Manager till ett företag med kontor i centrala Stockholm. I denna roll får du en nyckelposition där du ansvarar för att skapa en trivsam, professionell och välorganiserad arbetsplats för både medarbetare och besökare.

Du har en central funktion i organisationen och arbetar med allt från kontorsadministration och leverantörskontakter till koordinering av möten, aktiviteter och praktiska kontorsrelaterade frågor. Rollen passar dig som trivs med att ha många kontaktytor, gillar att ta eget ansvar och motiveras av att skapa struktur och god service.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Ansvara för den dagliga driften av kontoret

• Säkerställa att kontorsmiljön är välfungerande, representativ och trivsam

• Hantera inköp av kontorsmaterial och kontakt med leverantörer

• Koordinera möten, besök och konferenser

• Välkomna gäster och fungera som en naturlig kontaktperson på kontoret

• Planera och koordinera interna aktiviteter, event och personalaktiviteter

• Hantera löpande administration och dokumentation

• Stödja verksamheten i olika praktiska och administrativa frågor

• Koordinera kontorsrelaterade projekt och förbättringsinitiativ vid behov

DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE

Vi söker dig som har:

• Erfarenhet av att arbeta i en administrativ, koordinerande eller serviceinriktad roll

• God förmåga att planera, organisera och prioritera arbetsuppgifter

• Vana av att hantera flera uppgifter parallellt och arbeta mot deadlines

• Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet eller motsvarande digitala verktyg

• God kommunikativ förmåga på svenska och engelska, i tal och skrift

För att trivas i rollen tror vi att du är en serviceinriktad och initiativtagande person som tycker om att skapa struktur och ordning omkring dig. Du har lätt för att bygga relationer, trivs med många kontaktytor och tar gärna ansvar för att saker blir gjorda. Som person är du prestigelös, lösningsorienterad och flexibel, med en förmåga att skapa en positiv upplevelse för både kollegor och besökare.

OM ORGANISATIONEN // CULTURE WITH REAL CHARACTER

Vår kund är ett väletablerat företag med kontor i centrala Stockholm. Här blir du en del av en professionell och inkluderande arbetsmiljö där samarbete, engagemang och ansvarstagande värderas högt. Du erbjuds en varierad roll med många kontaktytor och möjlighet att bidra till en välfungerande arbetsplats där människor trivs, utvecklas och lyckas tillsammans.

OM WISE ADMIN

Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt.

NÄR DU BLIR EN AV OSS

Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning.

Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg.

Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter!

DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER

För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan.

Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef (NAMN & MAIL) eller Talent Acquisition Specialist (NAMN & MAIL).

Företagsbeskrivning

AFRY erbjuder tjänster inom teknik, design, digitalisering och rådgivning. Vi är hängivna experter inom industri, energi- och infrastruktur, som skapar värde för kommande generationer. AFRY har en global räckvidd med djupa rötter i Norden. Tillsammans accelererar vi omställningen till ett mer hållbart samhälle.

Jobbeskrivning

Vi söker en strukturerad och proaktiv PMO Support som vill ansluta till ett projekt inom Resource Management. I denna roll kommer du att stödja både projektstyrning och process-/designaktiviteter samt arbeta nära projektledare, stream leads och nyckelintressenter inom både verksamhet och IT.

Du får en viktig roll i att säkerställa effektiv samordning, hög kvalitet i dokumentationen och ett smidigt samarbete genom hela projektet.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Koordinera projektmöten, workshops, styrgruppsforum och designsessioner, inklusive agendor, mötesanteckningar och uppföljning av åtgärder.
• Underhålla projekt- och designdokumentation, såsom kravspecifikationer, processflöden, beslutsloggar, riskloggar och statusrapporter.
• Följa upp aktiviteter, beroenden, milstolpar och leveranser mellan olika arbetsströmmar.
• Stödja backlogghantering och styrningsprocesser i Azure DevOps.
• Ta fram projektuppdateringar, dashboards och presentationsmaterial för ledningen.
• Koordinera granskningar, godkännanden och kommunikationsaktiviteter med intressenter.
• Säkerställa att dokumentation är välstrukturerad, lättillgänglig och versionshanterad.

Kvalifikationer

Vi tror att du har:

• Nyligen tagit din ingenjörsexamen (gärna inom industriell ekonomi)

• Erfarenhet av PMO, projektkoordinering, projektadministration, verksamhetsstöd eller en liknande roll.
• God organisationsförmåga och ett starkt öga för detaljer.
• Erfarenhet av att arbeta med dokumentation, kravhantering, styrningsprocesser eller rapportering.
• Goda kunskaper i Microsoft 365-verktyg såsom Teams, Excel, PowerPoint och SharePoint.
• Erfarenhet av Azure DevOps, Visio, Lucidchart eller liknande verktyg är meriterande.
• Ett proaktivt, samarbetsinriktat och serviceorienterat arbetssätt, med förmåga att hantera flera intressenter och aktiviteter parallellt.

Språkkrav:

• Flytande engelska i tal och skrift (obligatoriskt)
• Svenska är starkt meriterande

Ytterligare information

Detta är en utmärkt möjlighet att få bred erfarenhet inom projektledning, processutveckling och verksamhetstransformation i en komplex och verksamhetskritisk projektmiljö.

• Start: Så snart som möjligt
• Uppdragslängd: Till och med april 2027 (för rätt kandidat kan uppdraget skapa möjligheter till fortsatt anställning och framtida karriärmöjligheter inom AFRY)
• Placeringsort: Solna

Sista ansökningsdag: 2026-09-30

För frågor om tjänsten, kontakta Gruppchef Henrik Kindstrand på henrik.kindstrand@afry.com (mailto:henrik.kindstrand@afry.com)

För frågor om rekryteringsprocessen, kontakta Rekryteringspartner Fanny Sjödell på fanny.sjodell@afry.com (mailto:fanny.sjodell@afry.com)

Ansök via ansökningsknappen då vi inte kan ta emot ansökningar via mejl.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.

På AFRY driver vi förändring i allt vi gör. Vi anser att förändring sker när modiga idéer möts, när vi samarbetar, skapar innovation och omfamnar kreativa lösningar, det är så vi skapar framtiden. Vi söker konstant kvalificerade kandidater som vill ansluta sig till våra inkluderande  team runt om i världen. Bli en del av oss och påskynda den gröna omställningen

Det här är en bred och verksamhetsnära roll för dig som vill kombinera projektadministration med koordinering, problemlösning och praktiskt stöd. Som projektadministratör stöttar du projektledningen och PMO i det dagliga arbetet. Du fungerar som spindeln i nätet och bidrar till struktur, effektivt och goda förutsättningar för organisationen. Rollen innebär många kontaktytor och ett stort eget ansvar att driva administrativa och praktiska från behov till lösning.

 Arbetsuppgifter

• Stötta projektledning och PMO i det dagliga arbetet.
• Ansvara för löpande projektadministration och dokumentation.
• Boka och koordinera möten samt skriva protokoll och följa upp aktiviteter.
• Koordinera information och arbetsuppgifter mellan olika personer och funktioner i projektet.
• Stötta vid onboarding av nya medarbetare i projektorganisationen.
• Hantera och följa upp beställningar.
• Säkerställa en välfungerande kontorsvardag genom att hantera praktiska frågor som lunch, kaffe och andra löpande behov.
• Identifiera och uppmärksamma problem och bidra till att hitta och genomföra lösningar.
• Följa upp aktiviteter och säkerställa att överenskomna uppgifter blir genomförda.
• Bidra till struktur, samordning och ett smidigt informationsflöde i projektorganisationen.

Kvalifikationer

• Minst ett års erfarenhet av projektadministration, projektkoordinering eller en liknande administrativ roll.
• God administrativ och organisatorisk förmåga.
• Förmåga att skapa struktur, planera och följa upp aktiviteter.
• God system- och IT-vana.
• Förmåga att kommunicera obehindrat på svenska som så väl engelska i tal och skrift.
• Möjlighet att arbeta på plats i Katrineholm dagligen.

Meriterande

• Erfarenhet av att stötta projektledning eller andra samordnande funktioner.
• Erfarenhet från Data Center-projekt, bygg, installation, teknik eller annan projektintensiv verksamhet.

Vi söker dig som har mycket energi och ett starkt eget driv. Du är strukturerad och kommunikativ, trivs med många kontaktytor och har lätt för att prioritera när flera saker händer samtidigt. I stället för att vänta på detaljerade instruktioner ställer du relevanta frågor, söker aktivt den information du behöver och tar ansvar för att driva arbetet vidare.

Rollen passar dig som är prestigelös och uppskattar en varierad vardag. Du växlar obehindrat mellan att koordinera aktiviteter, stötta vid onboarding och hantera praktiska uppgifter som att ordna lunch till teamet. Oavsett uppgift ser du vad som behöver göras och ser till att det blir gjort.

Du erbjuds möjligheten att arbeta hos vår kund, en etablerad aktör som genomför stora och komplexa teknikprojekt. Du blir en del av ett omfattande Data Center-projekt med många kompetenser, kontaktytor och internationella inslag.

Arbetet bedrivs i en dynamisk projektmiljö där samarbete, struktur och initiativförmåga är avgörande. Rollen är kopplad till ett långsiktigt projekt och ger dig möjlighet att utvecklas tillsammans med en organisation med höga ambitioner och stort fokus på kvalitet och genomförande.

Om anställningen

Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd som konsult av oss på OIO.

• Omfattning: Heltid
• Start: Omgående, med hänsyn till uppsägningstid
• Uppdragets längd: Långsiktigt uppdrag kopplat till ett projekt som sträcker sig till slutet av 2028
• Placering: Katrineholm, med krav på daglig närvaro på plats.
• Ersättning: Fast månadslön
• På sikt kan dagsresor till Västerås och Eskilstuna förekomma - beroende på projektets behov.

Vår passion är att hjälpa dig till rätt roll och arbetsplats. Vi är samtidigt medvetna om att du är kräsen och väljer med omsorg inför nästa karriärsteg, det skulle vi också göra. Därför arbetar vi dedikerat i rekryteringsprocessen för att lära känna dig och dina ambitioner. Vi tror nämligen att människor på rätt plats har större chans att nå sin fulla potential. Genom schyssta, okrångliga anställningsvillkor samt ett närvarande ledarskap arbetar vi därefter aktivt med ditt engagemang och din utveckling. På så vis strävar vi efter att bli en självklar karriärpartner för dig. We are as picky as you are.

Vill du förgylla vardagen och förbättra livskvaliteten för Linköpingsborna? Hos oss kan du göra en viktig skillnad och bidra till att göra Linköping till en bättre plats. Välkommen till oss!

Dina arbetsuppgifter

Du kommer huvudsakligen att arbeta med administration för boendeenheten inom Socialförvaltningen, där fokus ligger på hantering av boendekontrakt. Du arbetar framför allt som ett administrativt stöd där du har daglig kontakt med chefer och medarbetare inom boendeenheten. Vanligt förekommande arbetsuppgifter är fakturahantering, arkivering och posthantering, men även andra administrativa uppgifter inom hyresadministration. Till stor del innebär arbetet att hantera våra olika datorsystem och idag arbetar vi främst i systemen Pythagoras, Treserva och Unit4. 

Din arbetsplats

Tjänsten är placerad i enheten Avdelningsstöd som består av 29 administratörer. Arbetstiden är förlagd till vardagar under kontorstid och vi tillämpar flextidsavtal för att ge dig större flexibilitet. Vårt kontor är centralt beläget i Linköping med närhet till Linköpings resecentrum.

Du som söker

Vi söker dig som har en slutförd och godkänd gymnasieutbildning. För att lyckas i rollen krävs det att du har relevant arbetslivserfarenhet av ekonomisystem, exempelvis Unit4 eller liknande, samt erfarenhet av arbete i fastighetsrelaterade systemstöd.

Ditt arbete präglas av kommunikation och dokumentation, vilket ställer krav på mycket goda kunskaper i svenska, i både tal och skrift. Det är också ett krav att du har goda datorkunskaper, en allmän systemvana samt förståelse för hyreslagstiftning och hyresavtal. 

Det är meriterande om du har en eftergymnasial utbildning inom fastighetsförvaltning, ekonomi eller administration. Även annan eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig, exempelvis en YH-utbildning inom fastighetsadministration eller ekonomi- och löneadministration, ses som ett plus.

Vidare är det starkt meriterande om du har specifik erfarenhet av ekonomisystemet Unit4, fastighetssystemet Pythagoras eller verksamhetssystemet Treserva. Vi ser det också som en fördel om du har erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning samt av hyresadministration och hantering av hyresavtal.

Som person är du strukturerad; du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete effektivt samt är noga med att sätta upp och hålla tidsramar. Då du dagligen stöttar verksamheten är du serviceinriktad, lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande, med en stark vilja att hjälpa andra och leverera lösningar.

Därtill har du en mycket god samarbetsförmåga. Du arbetar bra med andra människor, relaterar till din omgivning på ett lyhört sätt och lyssnar, kommunicerar samt löser eventuella konflikter konstruktivt. Slutligen är du flexibel och förändringsorienterad, vilket gör att du snabbt kan anpassa dig till nya omständigheter och ständigt ser möjligheterna i förändringar.

Övrig information

I denna ansökan bifogar du inget personligt brev.

Du ansöker med e-legitimation. Saknar du e-legitimation? Kontakta ansvarig HR-konsult eller chef, så hjälper vi dig.

Tillträde: Enligt överenskommelse

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 2

Ref. nr: 17791

Besök gärna https://www.linkoping.se/arbete-och-lediga-jobb/jobba-hos-oss för att ta del av medarbetarberättelser, förmåner, kollektivavtal och lönestatistik.

Tillsammans formar vi framtidsstaden

OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS

Start: Omgående Omfattning: Heltid Uppdragets längd: 6 månader med ambition om anställning hos kund

Vi söker nu en Office Manager till ett företag med kontor i centrala Stockholm. I denna roll får du en nyckelposition där du ansvarar för att skapa en trivsam, professionell och välorganiserad arbetsplats för både medarbetare och besökare.

Du har en central funktion i organisationen och arbetar med allt från kontorsadministration och leverantörskontakter till koordinering av möten, aktiviteter och praktiska kontorsrelaterade frågor. Rollen passar dig som trivs med att ha många kontaktytor, gillar att ta eget ansvar och motiveras av att skapa struktur och god service.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Ansvara för den dagliga driften av kontoret

• Säkerställa att kontorsmiljön är välfungerande, representativ och trivsam

• Hantera inköp av kontorsmaterial och kontakt med leverantörer

• Koordinera möten, besök och konferenser

• Välkomna gäster och fungera som en naturlig kontaktperson på kontoret

• Planera och koordinera interna aktiviteter, event och personalaktiviteter

• Hantera löpande administration och dokumentation

• Stödja verksamheten i olika praktiska och administrativa frågor

• Koordinera kontorsrelaterade projekt och förbättringsinitiativ vid behov

DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE

Vi söker dig som har:

• Erfarenhet av att arbeta i en administrativ, koordinerande eller serviceinriktad roll

• God förmåga att planera, organisera och prioritera arbetsuppgifter

• Vana av att hantera flera uppgifter parallellt och arbeta mot deadlines

• Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet eller motsvarande digitala verktyg

• God kommunikativ förmåga på svenska och engelska, i tal och skrift

För att trivas i rollen tror vi att du är en serviceinriktad och initiativtagande person som tycker om att skapa struktur och ordning omkring dig. Du har lätt för att bygga relationer, trivs med många kontaktytor och tar gärna ansvar för att saker blir gjorda. Som person är du prestigelös, lösningsorienterad och flexibel, med en förmåga att skapa en positiv upplevelse för både kollegor och besökare.

OM ORGANISATIONEN // CULTURE WITH REAL CHARACTER

Vår kund är ett väletablerat företag med kontor i centrala Stockholm. Här blir du en del av en professionell och inkluderande arbetsmiljö där samarbete, engagemang och ansvarstagande värderas högt. Du erbjuds en varierad roll med många kontaktytor och möjlighet att bidra till en välfungerande arbetsplats där människor trivs, utvecklas och lyckas tillsammans.

OM WISE ADMIN

Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt.

NÄR DU BLIR EN AV OSS

Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning.

Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg.

Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter!

DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER

För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan.

Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef (NAMN & MAIL) eller Talent Acquisition Specialist (NAMN & MAIL).

Företagsbeskrivning

AFRY erbjuder tjänster inom teknik, design, digitalisering och rådgivning. Vi är hängivna experter inom industri, energi- och infrastruktur, som skapar värde för kommande generationer. AFRY har en global räckvidd med djupa rötter i Norden. Tillsammans accelererar vi omställningen till ett mer hållbart samhälle.

Jobbeskrivning

Vi söker en strukturerad och proaktiv PMO Support som vill ansluta till ett projekt inom Resource Management. I denna roll kommer du att stödja både projektstyrning och process-/designaktiviteter samt arbeta nära projektledare, stream leads och nyckelintressenter inom både verksamhet och IT.

Du får en viktig roll i att säkerställa effektiv samordning, hög kvalitet i dokumentationen och ett smidigt samarbete genom hela projektet.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Koordinera projektmöten, workshops, styrgruppsforum och designsessioner, inklusive agendor, mötesanteckningar och uppföljning av åtgärder.
• Underhålla projekt- och designdokumentation, såsom kravspecifikationer, processflöden, beslutsloggar, riskloggar och statusrapporter.
• Följa upp aktiviteter, beroenden, milstolpar och leveranser mellan olika arbetsströmmar.
• Stödja backlogghantering och styrningsprocesser i Azure DevOps.
• Ta fram projektuppdateringar, dashboards och presentationsmaterial för ledningen.
• Koordinera granskningar, godkännanden och kommunikationsaktiviteter med intressenter.
• Säkerställa att dokumentation är välstrukturerad, lättillgänglig och versionshanterad.

Kvalifikationer

Vi tror att du har:

• Nyligen tagit din ingenjörsexamen (gärna inom industriell ekonomi)

• Erfarenhet av PMO, projektkoordinering, projektadministration, verksamhetsstöd eller en liknande roll.
• God organisationsförmåga och ett starkt öga för detaljer.
• Erfarenhet av att arbeta med dokumentation, kravhantering, styrningsprocesser eller rapportering.
• Goda kunskaper i Microsoft 365-verktyg såsom Teams, Excel, PowerPoint och SharePoint.
• Erfarenhet av Azure DevOps, Visio, Lucidchart eller liknande verktyg är meriterande.
• Ett proaktivt, samarbetsinriktat och serviceorienterat arbetssätt, med förmåga att hantera flera intressenter och aktiviteter parallellt.

Språkkrav:

• Flytande engelska i tal och skrift (obligatoriskt)
• Svenska är starkt meriterande

Ytterligare information

Detta är en utmärkt möjlighet att få bred erfarenhet inom projektledning, processutveckling och verksamhetstransformation i en komplex och verksamhetskritisk projektmiljö.

• Start: Så snart som möjligt
• Uppdragslängd: Till och med april 2027 (för rätt kandidat kan uppdraget skapa möjligheter till fortsatt anställning och framtida karriärmöjligheter inom AFRY)
• Placeringsort: Solna

Sista ansökningsdag: 2026-09-30

För frågor om tjänsten, kontakta Gruppchef Henrik Kindstrand på henrik.kindstrand@afry.com (mailto:henrik.kindstrand@afry.com)

För frågor om rekryteringsprocessen, kontakta Rekryteringspartner Fanny Sjödell på fanny.sjodell@afry.com (mailto:fanny.sjodell@afry.com)

Ansök via ansökningsknappen då vi inte kan ta emot ansökningar via mejl.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.

På AFRY driver vi förändring i allt vi gör. Vi anser att förändring sker när modiga idéer möts, när vi samarbetar, skapar innovation och omfamnar kreativa lösningar, det är så vi skapar framtiden. Vi söker konstant kvalificerade kandidater som vill ansluta sig till våra inkluderande  team runt om i världen. Bli en del av oss och påskynda den gröna omställningen

Det här är en bred och verksamhetsnära roll för dig som vill kombinera projektadministration med koordinering, problemlösning och praktiskt stöd. Som projektadministratör stöttar du projektledningen och PMO i det dagliga arbetet. Du fungerar som spindeln i nätet och bidrar till struktur, effektivt och goda förutsättningar för organisationen. Rollen innebär många kontaktytor och ett stort eget ansvar att driva administrativa och praktiska från behov till lösning.

 Arbetsuppgifter

• Stötta projektledning och PMO i det dagliga arbetet.
• Ansvara för löpande projektadministration och dokumentation.
• Boka och koordinera möten samt skriva protokoll och följa upp aktiviteter.
• Koordinera information och arbetsuppgifter mellan olika personer och funktioner i projektet.
• Stötta vid onboarding av nya medarbetare i projektorganisationen.
• Hantera och följa upp beställningar.
• Säkerställa en välfungerande kontorsvardag genom att hantera praktiska frågor som lunch, kaffe och andra löpande behov.
• Identifiera och uppmärksamma problem och bidra till att hitta och genomföra lösningar.
• Följa upp aktiviteter och säkerställa att överenskomna uppgifter blir genomförda.
• Bidra till struktur, samordning och ett smidigt informationsflöde i projektorganisationen.

Kvalifikationer

• Minst ett års erfarenhet av projektadministration, projektkoordinering eller en liknande administrativ roll.
• God administrativ och organisatorisk förmåga.
• Förmåga att skapa struktur, planera och följa upp aktiviteter.
• God system- och IT-vana.
• Förmåga att kommunicera obehindrat på svenska som så väl engelska i tal och skrift.
• Möjlighet att arbeta på plats i Katrineholm dagligen.

Meriterande

• Erfarenhet av att stötta projektledning eller andra samordnande funktioner.
• Erfarenhet från Data Center-projekt, bygg, installation, teknik eller annan projektintensiv verksamhet.

Vi söker dig som har mycket energi och ett starkt eget driv. Du är strukturerad och kommunikativ, trivs med många kontaktytor och har lätt för att prioritera när flera saker händer samtidigt. I stället för att vänta på detaljerade instruktioner ställer du relevanta frågor, söker aktivt den information du behöver och tar ansvar för att driva arbetet vidare.

Rollen passar dig som är prestigelös och uppskattar en varierad vardag. Du växlar obehindrat mellan att koordinera aktiviteter, stötta vid onboarding och hantera praktiska uppgifter som att ordna lunch till teamet. Oavsett uppgift ser du vad som behöver göras och ser till att det blir gjort.

Du erbjuds möjligheten att arbeta hos vår kund, en etablerad aktör som genomför stora och komplexa teknikprojekt. Du blir en del av ett omfattande Data Center-projekt med många kompetenser, kontaktytor och internationella inslag.

Arbetet bedrivs i en dynamisk projektmiljö där samarbete, struktur och initiativförmåga är avgörande. Rollen är kopplad till ett långsiktigt projekt och ger dig möjlighet att utvecklas tillsammans med en organisation med höga ambitioner och stort fokus på kvalitet och genomförande.

Om anställningen

Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd som konsult av oss på OIO.

• Omfattning: Heltid
• Start: Omgående, med hänsyn till uppsägningstid
• Uppdragets längd: Långsiktigt uppdrag kopplat till ett projekt som sträcker sig till slutet av 2028
• Placering: Katrineholm, med krav på daglig närvaro på plats.
• Ersättning: Fast månadslön
• På sikt kan dagsresor till Västerås och Eskilstuna förekomma - beroende på projektets behov.

Vår passion är att hjälpa dig till rätt roll och arbetsplats. Vi är samtidigt medvetna om att du är kräsen och väljer med omsorg inför nästa karriärsteg, det skulle vi också göra. Därför arbetar vi dedikerat i rekryteringsprocessen för att lära känna dig och dina ambitioner. Vi tror nämligen att människor på rätt plats har större chans att nå sin fulla potential. Genom schyssta, okrångliga anställningsvillkor samt ett närvarande ledarskap arbetar vi därefter aktivt med ditt engagemang och din utveckling. På så vis strävar vi efter att bli en självklar karriärpartner för dig. We are as picky as you are.