Servicekontorsmedarbetare - Lediga jobb

Vill du få stort ansvar tidigt i karriären och växa tillsammans med ett snabbväxande techbolag?

Om tjänsten

På Coursio söker vi en strukturerad och självgående person som vill utvecklas i en nyckelroll nära både VD och ledning. Du kan vara nyutexaminerad eller ha några års arbetslivserfarenhet – det viktigaste för oss är inte hur långt ditt CV är, utan hur du tar dig an problem, samarbetar med andra och driver saker framåt.

Om Coursio

Coursio erbjuder en affärsplattform för utbildning och arbetar med kunder i flera länder. Vi är ett internationellt team med kollegor i bland annat Sverige, Portugal, USA och Ukraina. En del av teamet arbetar från Stockholm och en del på distans. Vi trivs i en miljö där tempot är högt, beslutsvägarna korta och där eget ansvar är en naturlig del av vardagen.

Om rollen

Det här är en bred och hands-on roll för dig som gillar att hålla ihop många olika delar samtidigt, skapa struktur och lösa problem innan de växer. Du blir VD:s högra hand och stöttar samtidigt verksamheten och ledningsteamet i det dagliga arbetet. Ena stunden koordinerar du möten och prioriteringar för VD, nästa stund hanterar du administrativa processer, kundärenden eller interna projekt. Rollen passar dig som trivs med variation, tar egna initiativ och tycker om att få saker att fungera bakom kulisserna.

Arbetsuppgifter

Nära VD och ledning

• Proaktivt hantera och prioritera VD kalender samt lösa schemakonflikter
• Vara kontaktperson mellan ledningen och interna eller externa intressenter
• Förbereda mötesmaterial och presentationer
• Koordinera och boka resor, möten och event
• Hantera fakturering, utlägg och enklare ekonomiadministration

I den dagliga verksamheten

• Hantera administrativa ärenden och operativa arbetsflöden
• Granska och hantera inkommande fakturor
• Stötta i kundkommunikation, teknisk support och leveranser till kunder
• Bidra till att skapa struktur i interna processer
• Använda digitala verktyg och AI för att effektivisera administration och informationsflöden
• Ansvara för löpande kontorsadministration

Vi söker dig som

• Är tekniskt nyfiken och ser AI som ett naturligt verktyg i ditt arbete
• Har studerat eller har skaffat dig relevant arbetslivserfarenhet inom administration, koordinering, service eller liknande områden
• Trivs med att ta ansvar och har en stark vilja att lära dig och utvecklas
• Är lugn och strukturerad även när tempot ökar
• Tar egna initiativ och gärna ligger steget före istället för att vänta på instruktioner
• Är social, kommunikativ och tycker om att samarbeta med andra
• Har goda kunskaper i Gmail, Google Kalender och Microsoft Office
• Ser problem innan de växer och kommer gärna med lösningsförslag
• Du uttrycker dig obehindrat på både svenska och engelska i tal och skrift. Du kommer att använda båda språken dagligen med kollegor och kunder

Vi tror att du kommer att trivas extra bra i rollen om du vill:

• Få stort ansvar tidigt och arbeta nära ledningen i ett växande bolag
• Ha varierande arbetsdagar snarare än repetitiva arbetsuppgifter
• Utvecklas snabbt i en entreprenöriell och internationell miljö
• Vara med och påverka hur saker görs, istället för att bara följa etablerade processer

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

Praktisk information

Omfattning: Heltid

Start: Så snart som möjligt

Placering: Stockholm

Lön: 27 000–29 000 kr/månad beroende på erfarenhet

Är du en strukturerad och kommunikativ person som vill arbeta i en internationell miljö med ett meningsfullt syfte? Hos Disarmament Solutions Ukraine får du möjlighet att påverka till en tryggare omvärld och vara en viktig del i försvarsrelaterade projekt i gränsytan mellan Sverige och Ukraina.

Du kommer arbeta nära dina kollegor och får en bred kontaktyta både internt och externt. Rollen som projektkoordinator ger dig en unik översikt över projektprocesser och möjlighet att utveckla din kompetens i en komplex internationell miljö.

Är du personen vi beskriver som drömmer om att göra skillnad? Sök redan idag!

Om tjänsten

Inom Disarmament Solutions Ukraine har de idag ett brett fokus som sträcker sig över en mängd försvarsrelaterade projekt, där de fungerar som en central gränsyta mellan Sverige och Ukraina. Deras roll är att vara den praktiska bryggan mellan länderna; de hjälper svenska företag att etablera sig på den ukrainska marknaden och stöttar likaså ukrainska företag som vill ta klivet in i Sverige. Genom att möjliggöra dessa samarbeten bidrar de till att förse Ukraina med nödvändig expertis och teknik som stärker landets motståndskraft, vilket i förlängningen räddar liv och lägger grunden för en tryggare framtid och återuppbyggnaden av samhället.

Som Projektkoordinator hos Disarmament Solutions blir du en central länk i deras internationella verksamhet. Rollen är varierad och passar dig som trivs med att ha många bollar i luften och som motiveras av att skapa ordning och struktur i komplexa projekt. Du kommer att arbeta nära både interna team och externa partners över hela världen, med ett särskilt fokus på våra insatser i Ukraina.

Vi ser att du är en social person som brinner för att arbeta i en internationell kontext och som trivs i interaktionen med andra människor. Du har ett strukturerat arbetssätt och klarar att arbete med flera uppgifter parallellt. Det resultat du levererar ska präglas av god ordning och reda, bra dokumentation och spårbarhet. För den här rollen ser vi gärna att du har några års arbetslivserfarenhet i en koordinerande roll, gärna präglad av frågor inom ekonomi, juridik och internationella relationer.

Du erbjuds

• Ett internationellt arbete där du verkligen får göra skillnad varje dag
• En roll med stor möjlighet att påverka och forma arbetssätt samt goda utvecklingsmöjligheter
• En platt organisation med korta beslutsvägar och fina interna samarbeten
• Möjligheten att arbeta på en organisation som ständigt bidrar till en bättre och säkrare värld

Arbetsuppgifter

Dina huvudsakliga ansvarsområden inkluderar att koordinera flöden, hantera dokumentation och säkerställa att våra internationella samarbeten löper smidigt.

• Stödja VD och projektledare i pågående projekt och uppdrag
• Stödja i avtalshantering
• Samordning för frågor som rör internationell handel
• Samordning och förhandling med kunder och underleverantörer
• Samordning för företagets kvalitetsledningssystem
• Samordning av företagets administrativa rutiner

Vi söker dig som

• Har en avslutad universitets- eller högskoleexamen exempelvis inom statsvetenskap, globala studier, logistik, administration eller ekonomi.
• Har några års arbetslivserfarenhet i en koordinerande roll där du jobbat med frågor kopplade till avtalshantering och processer.
• Har en god förståelse för import och exportfrågor.
• Har god förståelse för projektekonomiska frågor
• Har god datorvana.
• Har mycket goda kunskaper i engelska och svenska då intern samt extern kontakt sker på båda språken
• Har ett B-körkort
• Har ett intresse för miljö- och människorättsfrågor

Det är meriterande om du har

• Talar fler språk än svenska och engelska

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:

• Ordningsam
• Ansvarstagande
• Socialt självsäker
• Respektfull

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

📍 Finspång | ⏳ Heltid | 💼 Konsultuppdrag

📅 Uppdragsperiod: 2 mars 2026 – 30 september 2027

Vill du ha en central roll där du får stötta team, skapa struktur och få vardagen att flyta smidigt? Trivs du med variation, många kontaktytor och att vara den som får saker att hända? Då kan det här vara helt rätt uppdrag för dig ✨

I rollen som Team Assistant arbetar du nära chefer och medarbetare i en internationell miljö. Du ansvarar för daglig administrativ support och är en viktig kugge i att teamets arbete fungerar effektivt – både operativt och kommunikativt.

🗂️ Koordinera möten, event och teamaktiviteter 📊 Ta fram presentationer och dokument i PowerPoint och Word 📣 Stötta intern kommunikation via digitala kanaler 👋 Hantera onboarding och offboarding av medarbetare 🛒 Lägga beställningar och koordinera IT-utrustning och systemaccesser ✈️ Hjälpa till med resor och reseräkningar 🔥 Bidra till ordning, struktur och förbättrade arbetssätt

✔️ Strukturerad, serviceinriktad och självgående ✔️ Van att hantera flera uppgifter parallellt ✔️ Kommunikativ och trygg i kontakten med många olika roller ✔️ Bekväm med digitala verktyg och ny teknik ✔️ Talar och skriver engelska obehindrat

👉 Ett perfekt uppdrag för dig som gillar administration, samarbete och att göra skillnad i det dagliga arbetet.

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

Vi söker nu en strukturerad och serviceinriktad Administratör till ett uppdrag där du får en central roll i det dagliga arbetet 🙌 Här blir du ett viktigt administrativt stöd till avdelningen och dess ledning och bidrar till ordning, struktur och smidiga flöden i verksamheten.

Om rollen 📋

I rollen som Administratör ansvarar du för löpande administrativt stöd. Det innebär bland annat hantering av funktionsbrevlåda, post, diarieföring och fakturor 📬🧾 Du arbetar även med planering och samordning kopplat till ledighet, arbetsplatser och lokaler samt tar fram dagordningar och minnesanteckningar till avdelningsledningen 🗂️

Uppdraget omfattar även bokning och administration av möten, konferenser, catering, resor och logi 📅✈️🍽️ Du beställer utrustning och material, ser till att information och dokumentation hålls uppdaterad såsom personallistor, rutiner och mallar och ger praktiskt stöd till nyanställda 🤝

I rollen ingår även hantering av felanmälningar, svar på administrativa frågor och deltagande i nätverk för administratörer 💬

Vi söker dig som 👀

• Har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska 🗣️✍️ • Har mycket goda kunskaper i MS Office 💻 • Är serviceinriktad, kommunikativ och trivs med att samarbeta 🤍 • Är strukturerad och van vid att hantera flera administrativa uppgifter parallellt 📊 • Har erfarenhet av Heroma och Agresso ✔️

Om Sway Sourcing 💚

Sway Sourcing arbetar med rekrytering och konsultlösningar inom ekonomi, administration, HR, marknad och IT. Vi samarbetar nära våra kunder, kandidater och konsulter och tror på ett personligt, engagerat och professionellt arbetssätt 🚀

Låter det här som något för dig Ansök redan idag eller tipsa någon i ditt nätverk😄

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

Vi söker Projektadministratör inom Väg/ Järnväg eller El till myndighet i hela Sverige.

Detta är ett konsultuppdrag. Du kommer vara anställd av Centio Consulting Group AB och arbeta som konsult.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Ditt uppdrag blir främst att stödja projektet i alla förekommande arbetsuppgifter så att de genomförs och dokumenteras.

Uppdraget består av följande: Projektadministratörens övergripande uppgifter är att tillsammans med ytterligare en projektadministratör biträda och stödja projektledaren i att hantera hela projektets administrativa verksamhet.

I arbetsuppgifterna ingår främst att: - Hantera fakturor (bokföring) i systemet CDI - Skicka inbjudningar/kallelser och ta emot anmälningar - Planera och boka konferenser, aktiviteter och program - Stödja i diarieföring och arkivering - Säkerställa att administrativa rutiner i ledningssystemet följs samt bidra till att utveckla den administrativa hanteringen i projekten - Administrera och skriva minnesanteckningar/protokoll vid projektets möten - Koordinera behörighetsansökningar till Trafikverkets system/program - Introducera/informera ny personal i projektet - Granska CV, koordinering av godkännandeprocess samt ansvara för resurs och kompetensmöten med entreprenören - Följa upp när en brandövning/kontroll av utrustning har utförts - Hantera bemyndiganderedovisning i systemet BMR - Följa upp avtal inför att optioner utlöses i Proceedo - Kontorsansvarig, beställningar till kontoret - Arbetsleda receptionist - Beställa skyddsutrustning, personlig datautrustning, varselkläder mm till projektmedlemmar - Hantera och koordinera upprättande av SUA avtal, registerkontroller samt anmälan till säkerhetsutbildning - Utbilda, instruera entreprenörer/projektörer i administrativa rutiner, arbetssätt, system etc - Delta i startmöten med nya entreprenörer/projektörer - Delta i krisledning - Stödja andra projektadministratörer vid behov

Krav (OBS, obligatoriska)

Flytande svenska i tal och skrift. 

• Högskoleutbildning inom stadsförvaltning alternativt utbildning och erfarenhet som myndigheten bedömer som likvärdig.

• Minst 3 års erfarenhet av att ha arbetat som projektadminstratör/projektingenjör.

• Minst 2 års erfarenhet av att upprätta minnesanteckningar/protokoll.

• Minst ett års erfarenhet av att lära ut och implementera administrativa rutiner.

• Har erfarenhet från arbete i dokumenthanteringssystemen SharePoint eller motsvarande system.

Meriterande 

• Minst 1 års arbetslivserfarenhet, av PPS eller motsvarande projektstyrningsmodell.
• Minst 1 års arbetslivserfarenhet, av att ha arbetat för ett statliga verk eller myndigheter.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska. 

Vi ser fram emot din ansökan!

Är du på jakt efter en varierad roll där du får chansen att utvecklas inom tekniska lösningar, administration och kundkontakt? Brinner du för att ta ansvar och bidra till samhällsnytta samtidigt som du får jobba med ett varmt och härligt team där samarbete står i fokus? Då kan den här möjligheten vara något för dig! Nu söker vi en Teknisk administratör till Bravida i Linköping.

Nu förstärker Bravida sitt team inom kundtjänst och byggtillträden! I rollen som Teknisk administratör kommer du arbeta nära kunder och projektorganisationer, med fokus på att säkerställa trygga och effektiva tillträdeslösningar i samband med byggnationer och ombyggnationer inom Region Östergötland.

Du kommer tillhöra ett sammansvetsat team med kollegor som hjälps åt och stöttar varandra. Du får ta del av en gedigen introduktion med tekniska utbildningar och handledning från kollegor för att komma in i systemen på bästa sätt. Du introduceras även till kunder, externa parter och entreprenörer för att skapa de bästa förutsättningarna för ett gott samarbete. Därefter får du successivt ta mer ansvar och utvecklas i din yrkesroll. Hos Bravida får du chansen att växa och trivas långsiktigt!

Rollen är varierande och ingen dag kommer vara den andra lik. Tillsammans med dina kollegor prioriterar du ärenden utifrån vad som är viktigast. Du och teamet ansvarar bland annat för följande arbetsuppgifter:

• Hantera och administrera tillträden och behörigheter enligt satta rutiner

• Samverka med Region Östergötland i bygg- och ombyggnadsprojekt

• Beställa nycklar, cylindrar och hantera nyckelrelaterade processer

• Utföra revisioner på av kunden utsedda entreprenörer

• Ta emot felanmälningar och verkställa arbetsorder, beställningar och rekvisitioner

• Åtgärda fel med tillträden och passerkort

• Bidra till utveckling av arbetssätt och rutiner

Vi lägger stor vikt vid dina personliga kompetenser! För att trivas i rollen tror vi att du är serviceinriktad, nyfiken och relationsskapande för att nå ut till kunderna på bästa sätt. Du är driven och har en stark vilja att lära dig samt är bekväm med att ta egna initiativ. Du är också självgående och van vid att strukturera ditt eget arbete samtidigt som du är samarbetsvillig. Du kommunicerar väl, både internt och mot kund på ett professionellt sätt. Du är stresstålig och trygg i dig själv samt har förmågan att arbeta metodiskt och kvalitetsmässigt trots att oväntade ärenden och uppgifter dyker upp när du minst anar det. Utmaningar ser du som en spännande möjlighet att lära dig nya saker och utvecklas.

Utöver detta tror vi att följande punkter stämmer in på dig:

• Gymnasieexamen

• Tekniskt intresse samt en god vana av datorer och system

• Goda kunskaper i Windows

• Erfarenhet av tjänster med administration och kundkontakt

• B-körkort (tjänsten kan kräva resor inom Östergötland)

• Flytande svenska, såväl i tal som skrift

Om du har erfarenhet av att arbeta med service, kundtjänst och/eller har arbetat projektbaserat tidigare ser vi det som meriterande.

Tjänsten omfattas av särskilda säkerhetskrav och därför kommer utdrag ur belastningsregistret samlas in.  

Bravida är Nordens ledande leverantör av helhetslösningar för service och installation av el, VVS, ventilation och andra tekniska funktioner i fastigheter och anläggningar. Genom välfungerande och resurseffektiva fastigheter hjälper de sina kunder i omställningen till ett mer hållbart samhälle. På kontoret i Tornby jobbar 150 medarbetare och du kommer tillhöra ett team med fyra trevliga kollegor.

Varmt välkommen med din ansökan!

Start: Snarast eller enligt överenskommelse.  

Placering: På Bravidas kontor i Tornby, Linköping.

Arbetstider: Vardagar 8–17 eller 7–16, tiderna varierar över tid.

Anställningsform: Konsultuppdrag på A-hub med goda möjligheter till överrekrytering till kund.

Övrigt: Rekryteringsprocessen hanteras av A-hub. Vänligen kontakta Love Fransson på love@a-hub.se vid frågor kring tjänsten eller processen.

Vill du arbeta brett inom utbildningsområdet och samtidigt bidra med kvalificerat stöd till verksamhet och ledning? Vi söker nu en handläggare till Fritids-, kultur- och utbildningsförvaltningen i Storumans kommun med fokus på barnomsorg, men med möjlighet att även arbeta med mer kvalificerade uppdrag inom frågor som rör förvaltningens uppdrag.

Om tjänsten

Som handläggare är du en nyckelperson i förvaltningens arbete med administration, rättssäker myndighetsutövning och utveckling. Tjänsten har sin huvudsakliga tyngdpunkt inom barnomsorg, där du ansvarar för handläggning av ärenden kopplade till exempelvis:

• barnomsorgsplaceringar
• avgifter och fakturering
• inkomstuppgifter och avgiftskontroll
• köhantering och kommunikation med vårdnadshavare
• vikarieanskaffning till barnomsorgen, samordning av behov och bemanning och övriga administrativa uppgifter i samråd med rektor

Utöver detta finns utrymme för ett mer kvalificerat uppdrag där du fungerar som stöd till förvaltningen inom exempelvis:

• utredningar och beslutsunderlag
• kvalitetssäkring av processer och rutiner
• framtagande av statistik och analyser
• skolrelaterade frågor utifrån behov

Du arbetar nära kollegor inom förvaltningen och har kontakt med både vårdnadshavare, verksamheter och andra funktioner i kommunen. Din arbetsplats kommer att vara på kommunhuset i Storumans tätort.

Vi söker dig som

Har ett strukturerat arbetssätt och trivs med att kombinera operativ handläggning med mer kvalificerade uppgifter. Du har god förmåga att analysera, se helheter och bidra med utveckling.

Kvalifikationer

• Relevant högskoleutbildning, exempelvis inom offentlig förvaltning, pedagogik, juridik eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Erfarenhet av handläggning inom offentlig sektor
• Mycket god administrativ förmåga och god vana av digitala system

Meriterande

• Erfarenhet av arbete inom barnomsorg eller utbildningsverksamhet
• Kunskap om aktuella lagar och regelverk inom området
• Erfarenhet av att ta fram underlag till politiska beslut, exempelvis tjänsteskrivelser eller utredningar
• Erfarenhet av utredningsarbete, analys eller verksamhetsutveckling
• Förmåga att ta fram och tolka statistik som underlag för beslut
• Erfarenhet av omvärldsspaning och att följa samt omsätta förändringar i lagstiftning och styrdokument inom området

Personliga egenskaper

• Du är noggrann, strukturerad och ansvarstagande
• Du kan arbeta självständigt men också bidra i gemensamma processer
• Du har god kommunikativ förmåga, både i tal och skrift
• Du trivs i en roll där du både hanterar detaljer och ser till helheten

Vi erbjuder

Ett utvecklande arbete där du får möjlighet att kombinera trygg handläggning med att bidra till utveckling av förvaltningens arbete. Du blir en viktig del i ett team som arbetar nära verksamheterna och med fokus på kvalitet och service. Varmt välkommen med din ansökan!

Övrigt

Storumans kommun tillämpar provanställning. Tjänsten tillsättes om erforderliga beslut fattas. Kommunen har valt medier för denna rekrytering och undanber sig därför kontakt med annonssäljare eller andra säljare i rekryteringstjänster.

Umeå universitet är ett av Sveriges största lärosäten med över 41 500 studenter och cirka 4 600 anställda. Vid universitetet finns en mångfald av utbildningar av hög kvalitet och världsledande forskning inom flera vetenskapsområden, och här gjordes den banbrytande upptäckten av gensaxen CRISPR-Cas9 som tilldelats Nobelpriset i kemi. Vid Umeå universitet är allt nära. Våra sammanhållna campus gör det lätt att mötas, samarbeta och utbyta kunskap, något som gynnar en dynamisk och öppen kultur.

Den samhällsomvandling och de stora gröna investeringar vi ser i norra Sverige skapar enorma möjligheter och komplexa utmaningar. För Umeå universitet handlar det om att bedriva forskning om – och mitt i – ett samhälle i omvandling. Men också om att leverera utbildningar för regioner som behöver expandera fort och hållbart. Det är helt enkelt här framtiden skapas.

Är du intresserad av att veta mer? Läs mer om Umeå universitet som arbetsplats.

Medicinska fakulteten är en av de största fakulteterna vid Umeå universitet och attraherar många studenter med ett omfattande utbud av utbildningar inom områdena medicin, tandvård, hälsa och vård. Vi erbjuder en väl utvecklad forskningsinfrastruktur och en inspirerande, dynamisk miljö med ledande forskning. Vår nära samverkan med de fyra regionerna i Norra sjukvårdsregionen ser vi som en stor ömsesidig tillgång för att utveckla forskning och utbildning och att säkra tillgången på vår framtids vårdpersonal.

Institutionen för medicinsk och translationell biologi söker en institutionsadministratör för tillsvidareanställning. Läs mer om oss här: https://www.umu.se/institutionen-for-medicinsk-och-translationell-biologi/

Beskrivning/arbetsuppgifter

Som institutionsadministratör är du en del av det administrativa teamet som finns vid institutionen och ger ett verksamhetsnära och administrativt stöd. Du kommer att ges möjlighet att arbeta i en bred roll tillsammans med engagerade kollegor och har möjlighet att lära dig nya kunskaper och färdigheter.

Arbetsuppgifterna kommer att utgöras av ekonomiadministration, viss HR-administration och övrigt förekommande administrativa arbetsuppgifter vid institutionen. 

Ekonomiadministration innefattar bla fakturahantering, registervård och konteringar. Du kommer att vara behjälplig med arvodeshantering, reseräkningar samt övriga ekonomiska arbetsuppgifter som kan uppkomma utifrån verksamhetens behov.

Övriga administrativa arbetsuppgifter som förekommer är arbete med arkivet, posthantering, kortaccesser, mötesadministration och internkommunikation. Även personaladministrativa uppgifter ingår, såsom hantering av institutionens amanuensanställningar, och även annan HR-administration, exempelvis LAS-besked och samordning av onboarding/offboarding, kan komma att förekomma. Arbetsuppgifterna och tonvikten vid olika delar kan komma att förändras över tid och vi lägger stor vikt vid att administrationen ska vara ett serviceinriktat och prestigelöst team som ser sin del i helheten för att möjliggöra ett professionellt stöd till verksamheten.

Kvalifikationer

Vi söker dig som lägst har en gymnasieexamen, gärna inom ekonomiområdet. Du har goda kunskaper i Officepaketet och är van vid att arbeta med administrativa system. För arbetet krävs god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska och engelska.

Vi söker en flexibel, drivande och ansvarstagande person som kan arbeta självständigt. Du har en god förmåga att planera och organisera ditt eget arbete. Eftersom arbetet innebär många kontaktytor förutsätts god samarbetsförmåga och hög servicekänsla. Stor vikt kommer därför att läggas vid personlig lämplighet.

Erfarenhet av några års administrativt arbete krävs. Erfarenhet av motsvarande arbete från högskola/universitet är meriterande.

Villkor

Anställningen är tillsvidare med start enligt överenskommelse. Din ansökan registreras via e-rekryteringssystemet Varbi senast 2026-07-16. Ansökan ska vara skriven på svenska och ska innehålla:

• Personligt brev med motivering till varför du söker anställningen
• CV/Meritförteckning
• Namn och kontaktuppgifter till två referenser
• Dokumentation av formella meriter (betyg, examensbevis, kursintyg etc.)
• Övrig dokumentation (arbetsintyg, dokumentation av erfarenhet etc. 

Närmare upplysningar om anställningen lämnas av administrativ chef Kristoffer Skarström, kristoffer.skarstrom@umu.se.

Välkommen med din ansökan! 

Umeå universitet vill erbjuda en jämställd och jämlik miljö där öppna samtal mellan människor med olika bakgrund och perspektiv lägger grunden för lärande, skaparkraft och utveckling. Vi välkomnar därför personer med olika bakgrunder och erfarenheter att söka den aktuella anställningen.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.

• Förbereda provtillfällen
• Övervaka prov på plats
• Säkerställa att regler följs
• Hantera enklare administration före och efter prov
• Stötta elever vid inloggning och digitala prov

• Är noggrann, uppmärksam och ansvarsfull
• Har hög integritet och ett rättvist förhållningssätt
• Kan kommunicera tydligt och skapa trygghet
• Är lugn, strukturerad och har tålamod
• Trivs med självständigt arbete
• Du är också bekväm med att arbeta digitalt då många prov genomförs på dator.

• Grundläggande datakunskaper

• Erfarenhet av liknande arbete
• Erfarenhet skola/utbildning
• Förmåga att hantera konfliktsituationer
• Vana vid digitala provsystem
• Kunskap om anpassningar och tillgänglighet

• Timanställning (vid behov)
• Arbete sker på plats (ej distans)
• Tillträde enligt överenskommelse
• Urval sker löpande (tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag)

• Förbereda provtillfällen
• Övervaka prov på plats
• Säkerställa att regler följs
• Hantera enklare administration före och efter prov
• Stötta elever vid inloggning och digitala prov

• Är noggrann, uppmärksam och ansvarsfull
• Har hög integritet och ett rättvist förhållningssätt
• Kan kommunicera tydligt och skapa trygghet
• Är lugn, strukturerad och har tålamod
• Trivs med självständigt arbete
• Du är också bekväm med att arbeta digitalt då många prov genomförs på dator.

• Tillgänglighet ca 1-3 dagar var 4-5 vecka
• Grundläggande datakunskaper

• Erfarenhet av liknande arbete
• Erfarenhet skola/utbildning
• Förmåga att hantera konfliktsituationer
• Vana vid digitala provsystem
• Kunskap om anpassningar och tillgänglighet

• Timanställning
• Arbete sker på plats (ej distans)
• Tillträde enligt överenskommelse
• Urval sker löpande (tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag)